別再自己養猴子了！用「同步工程」+「猴子理論」，打造高效職場節奏
前言｜從訊息回應談起：我們真的要樣樣即時處理嗎？
還記得我在過去的三篇文章裡，分別聊過職場訊息回應的幾個核心觀念。
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第一篇是《別讓你的不讀不回，慢慢毀了你的專業度與信任感》，提醒大家別讓自己變成「已讀不回」或「不讀不回」的那一位，因為這樣真的會損害你的信任感和專業度。
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第二篇是《提高職場回覆率！有效催辦、不讀不回的實戰解法與預防心法》，談的是當我們遇到別人不回訊息時，該怎麼催辦、該怎麼讓別人快點動起來。
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第三篇則是最近的一篇：《不是所有訊息都需要馬上回：真正聰明人都懂的回應策略》，從另一個角度告訴大家，有些事真的不用第一時間處理，選擇稍後回應，有時反而能幫你守住節奏與清明的心態。
這三篇文章加起來，其實建立了一個脈絡——在工作節奏裡，怎麼掌握回應的「速度感」與「判斷力」，才不會讓自己整天像是被訊息追著跑，甚至搞到身心俱疲。
而今天，我想在這個基礎上，再往前推進一步。
我們都知道，有些訊息來了，是別人希望你幫忙的，有些則是你自己該處理的任務。那到底我們該怎麼判斷，哪些該快回、哪些可以等？哪些責任該自己扛，哪些可以直接交辦出去？
這裡我想跟你分享一個我自己非常受用、也一直實踐在職場上的心法——「背猴子理論」。
也就是說，你不需要什麼事都事必躬親自己處理，但你一定要很清楚：猴子不能留在你身上，一隻都不行。
猴子理論是什麼？為什麼每個人身上都有猴子？
「猴子理論」（Monkey Management）這個詞聽起來有點可愛，其實背後講的是一種非常寫實的職場真相。
這個理論最早是由美國的管理學家 William Oncken 和 Donald L. Wass 在 1970 年代提出來的，後來又被管理大師彼得・杜拉克（Peter Drucker）進一步推廣。簡單來說，這個理論是在描述主管跟部屬之間責任轉移的過程。
我們可以把每一件工作任務、專案進度、問題處理，想像成是一隻「猴子」。原本每個人該自己照顧自己的猴子，可是當一個人跑去問主管說：「欸，這件事你覺得要怎麼處理？」、「我卡關了，怎麼辦？」如果主管這時候選擇直接幫他想辦法、處理問題，甚至接手處理，那就代表——這隻猴子，跳到主管身上了。
一隻、兩隻、三隻，猴子越來越多，主管的肩膀就越來越重。你有沒有發現，很多主管每天看起來都在忙，卻永遠做不完事，因為他其實是在「養一堆原本不該養的猴子」。
但這理論其實不只是主管才用得上。
在真實世界裡，每一個職場人，其實都會面臨「猴子找上門」的情境——你可能不是主管，可是同事請你幫忙、客戶有事找你、跨部門要求支援⋯⋯你一不小心，也會接了滿身猴子，搞到自己進度爆炸、加班加到天荒地老，最後壓力大到懷疑人生。
所以這篇文章不是寫給主管看的，而是寫給每一個職場中努力想要有節奏、有掌控感的你。
而我自己這幾年在行銷職位上面對許多跨部門專案、醫師溝通、活動企劃時，最重要的一個工作哲學就是：猴子不能留在我身上，絕對不能。
只要事情是別人的責任，我就會在最短時間內「打地鼠式」地把它打回去，讓猴子回歸該去的地方。而這一招，其實正是讓我能夠保持清爽思緒、工作效率高的關鍵。
職場現實：猴子其實常常是「上下交相賴」
猴子理論原本是在講主管容易不小心把部屬的責任一肩扛起，但你知道嗎？真實世界裡的情況，往往是上下交相賴，互丟猴子。
有些主管，習慣幫部屬扛事，一下子就讓自己身上掛滿猴子，搞得自己喘不過氣。但也有完全相反的情況，就是那些「只出一張嘴」、全靠下屬 carry 的主管。
這種主管很常見。
他們習慣把問題往下丟，任何事都直接「forward」給下屬。開完會，馬上轉寄一堆信件說：「這個你幫我 follow 一下。」只要有哪個部門提出 request，他就立刻說：「我幫你轉給 XX 處理。」沒有消化、沒有判斷、沒有策略思考，彷彿自己是個傳聲筒，整天就在當「猴子轉運站」。
久而久之，底下的員工就會發現，這個主管除了轉信之外，什麼實質幫助也沒有。不會統整資訊、也不會幫忙擋箭或梳理優先順序，只會把大家的 workload 一股腦塞給別人。甚至讓人有種感覺——這個主管今天消失了，好像也沒差。
有些應該是主管該扛的責任，結果卻通通往下壓。明明是高層要他處理的事，他不但不幫忙協調，還直接把責任外包給下屬。搞到最後，下屬累得要死，主管還在上面維持他悠哉的生活品質。
所以說，猴子理論不只是提醒主管別亂背責任，也是在提醒每個職場人：猴子隨時都在四處流竄，只要你沒有意識去分辨「該誰背」、沒有主動把責任界線釐清，你就很容易成為那個默默揹最多猴子的人。
而這，就是最危險的地方。
如何不讓猴子停留在自己身上？打地鼠式任務管理術
我自己在職場這些年，心裡一直有個很重要的原則，就是——猴子不能停在我身上，哪怕一隻都不行。只要那不是我該背的責任，我就會用最快的速度，把它「打」回去。
這個心法，其實就像是我們小時候在夜市玩的「打地鼠」遊戲。
你還記得嗎？那種遊戲台上有好幾個洞，會不定時冒出地鼠的頭，而你的任務，就是在最短時間內把牠們通通敲回去。只要你慢了，地鼠就會亂竄，畫面失控，分數也會一落千丈。
職場上的猴子也一樣。
那些突然冒出來的 request、突如其來的問題、臨時被 assign 的任務，每一個都是「猴子地鼠」的變形。一旦你選擇「先放著」，很快它們就會佔據你的代辦清單，讓你每天像在被任務追著跑，喘不過氣來。
所以我學會一個方法，就是只要收到一個 request，第一步不是馬上處理它，而是先判斷：「這隻猴子，該誰背？」
如果答案是——不是我，那我會立刻處理，不是處理事情本身，而是處理猴子的去處。我會盡可能在五分鐘內，把它轉交給真正的負責人，並且附上清楚的背景資訊、我知道的狀況，讓對方可以接得上。
這樣的「打地鼠」技巧，看起來只是節省了一點時間，但其實它改變的是你整個工作的節奏。
你不再是任務的堆積者，而是節奏的主導者。
只要猴子不在你身上，你就能清楚思考、妥善安排，不會被「事情好多我快爆炸了」這種情緒綁架。
同步工程：讓每隻猴子都「動起來」，自己才有空檔喘息
很多人問我，為什麼我總是可以在時間內完成好多件事情，還能同時兼顧活動、提案、溝通與追蹤，感覺好像都不用加班。其實關鍵就在於，我不是把事情一件一件「做完」才做下一件，而是長期\運用「同步工程」的技巧。
什麼叫同步工程？簡單說，就是：讓該動的人先動起來，該推的事先推出去。
我常形容它像是一場「職場版的撒網作業」。
一個專案要完成，往往需要多方人馬參與：可能有主管要審核、vendor 要提報價、醫師要給回覆、內部 reviewer 要開會 review⋯⋯這麼多環節，如果你每個都等自己「搞定」之後再一個個推進，那真的永遠做不完。
所以我會怎麼做？就是「一發現地鼠冒出來，就立刻打回去」，也就是——有 request 馬上發出去，有東西需要對方確認就第一時間送出，有會議需要邀請就立刻擬定邀請函寄出。
只要這件事的下一步不是我，我就會想辦法讓它離開我的手上，讓下個人可以立刻動起來。
這樣的好處是什麼？就是當別人忙著處理、回應、準備的時候，我就能在這段空檔去做自己的其他工作，而不是坐在原地乾等。
我稱這種模式叫「早期快速撒網、後期從容收網」。
就像釣魚一樣，網子丟得早、位置對、魚才會慢慢進來，你後面才不會在 deadline 前手忙腳亂。如果你現在還在一人扛全部、等到每件事搞定才丟出去，那就會發現猴子永遠留在你身上，沒完沒了。
不是每隻猴子都一樣急：判斷處理順序的三大關鍵
那要怎麼判斷，哪些猴子要第一時間打回去？哪些猴子可以晚一點處理？
我自己在實務上，會用三個簡單的判斷原則來分類事情的優先順序，這三個原則也幾乎貫穿我每一個工作日的時間安排。
1. 是否會卡住別人的進度？
這是我最重視的第一條原則。如果某件事你不處理，就會導致整個專案停擺，那它就是「不能等」的猴子。
比如說需要你 review 才能讓 vendor 出稿，需要你提供名單才能讓業務去邀請醫師，需要你填寫某些資料才可以進下一關審核。這種就像大隊接力賽的接力棒，不能耽擱，必須立刻打回去，讓下一個人動起來。
2. 是否有明確時限（deadline）壓力？
第二種要優先處理的，是有明確時限的任務。不管是主管交辦的提案、公司內部的報告、活動日期倒數計時的邀請流程，只要是有 deadline 的任務，越接近期限，就越不能拖。
如果你今天 delay，不只可能會錯失商機，還會損害你個人的信用，甚至會讓整個團隊進度大亂。這種猴子不是你想留多久就留多久，它會自己長大、發狂，最後反咬你一口。
3. 是否是自己職責範圍內的核心工作？
有些任務是 support 性質，是幫別人；有些任務是你核心職責的一部分，比如自己年度考核的目標、KPI、或你職務說明書（JD）裡面白紙黑字寫明的東西。
只要是自己該負責的，那就是責無旁貸的猴子，沒有人會幫你背，也不能假手他人。這種事情千萬不能裝死、拖延，否則最後還是自己受傷。
很多人總在問：「我每天事情那麼多，怎麼知道要先處理哪一個？」其實真的不用複雜規劃，用這三個原則去想——
會卡人、有時限、你自己該負責的事，永遠要第一時間處理。
永遠讓猴子停留在別人身上，你就能維持工作節奏的從容
我常說：「職場上的每一隻猴子，都是潛藏的壓力源。」如果你不主動把它打回去，它就會靜靜爬上你肩膀，然後讓你一天比一天更累、更煩、更焦慮。
所以我給自己的原則很簡單——猴子絕對不能留在我身上，一隻都不行。
這也就是我前面提到的「打地鼠式處理法」。只要有一隻猴子（也就是待處理的任務）從洞裡冒出頭，我就會立刻在最短時間內出手處理掉，絕不拖延。該轉交的趕快轉交，該回應的馬上回應，該排入排程的直接插入。反正就一個目標：讓我身上保持乾淨、清爽、沒有猴子。
這樣的做法，長期下來不只是幫助我提升效率，更讓我在面對突發任務、緊急狀況時，始終有足夠的彈性空間。因為當你每天都處於清爽的「ready」狀態，任何事來你都能有餘裕從容應對，自然就不會被工作追著跑，搞得筋疲力盡。
而這背後，其實就是一個工作哲學：我們不能控制別人什麼時候出招，但我們可以控制自己什麼時候出手。
與其讓猴子堆滿身，不如早點撒網、早點發包、早點清空，等到真正需要你出手的時候，你才有力氣做關鍵一擊。
就像我一直很喜歡的一句話：
「別讓今天可以立刻處理的瑣事，留到明天變成阻礙代辦的要事。」
別讓猴子把你的人生搞得烏煙瘴氣。用對方法、守住節奏，讓你的專業跟信任感，從每天不背猴子開始。
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