課程邀約好亂怎麼辦？教你一套職業講師必學的行程管理自動化流程

雖然我平常還有正職工作，多年來因個人興趣與朋友推薦，時而就會接獲教學合作與課程邀約，而多少也會在課程內容準備或教學方法交流的過程當中，聽聞周遭職業講師朋友們分享他們的生活點滴與辛酸血淚。除了站上講台、設計課程，其實更多時候，職業講師的日常可能會是在回訊息、對排程、找資料、填報表中度過。尤其當課程邀約來自四面八方——LINE、Email、簡訊、甚至是截圖留言——這些資訊一旦沒整理好，漏接或重複安排的風險立刻飆升。

這篇文章想和大家分享的，是一套我花了不少時間研究、測試出來的自動化整合流程：從接收課程邀約訊息，到自動加入 Google Calendar、同步到 Evernote 搭配撰寫教案、最後再整理成 Excel 或 Google Sheets 分析課後數據。全部都是我實際測試過的可行做法，不用寫複雜程式、能免費使用，還可以大幅減少手動輸入的時間。希望能幫助到有類似需求的職業講師朋友們，也歡迎分享給身邊其他同好參考。

這種問題常見在哪裡？職業講師的資訊管理痛點

如果你也是經常跑企業內訓、受邀開班授課的講師，你大概會有以下這些經驗：

• 企業 HR 或管顧公司寫 email 或傳 LINE 問你哪天可以上課，一下子截圖、一下子貼文字，沒統一格式難以整理。

• 收到 Email 邀約，但行程資訊藏在信件中段，一時找不到日期地點。

• 為了怕忘記，要手動把課程資訊整理到 Google Calendar，也要自己再到 Evernote 這類的筆記軟體建立課程規劃。

• 上完課後還要一筆筆把資料輸入 Excel，整理出每月上課幾場、來自哪些單位、上了哪些主題，好方便事後對帳或做分析。

這些瑣碎雜事如果全部自己手動處理，不但費時費力，也很容易出錯。更別說臨時有人改期、或要協調講師的空檔時段時，常常一來一往溝通效率極低。這些問題，若能有一套整合且具彈性的工具流程，就能大幅減少手動輸入、避免疏漏，讓講師把時間真正花在"內容設計"而不是"格式處理"上。

在設計流程時的思考關鍵點

這套流程在設計時，我其實想了很久——不是什麼都自動化就好，而是要思考：哪些地方適合自動化、哪些還是要保留彈性讓人來判斷。

整理出來後，大致上我歸納出以下幾個關鍵決策點：

1. 自動 vs 手動：要完全自動，還是半自動＋人工檢核？（例：自動建行程，但備課筆記還是要自己寫）

2. 即時同步 vs 定期統整：是每次邀約都即時同步資料，還是每月一次性整理來分析比較有效？

3. 資料來源多樣 vs 平台整合：資訊來自 Email、LINE、截圖...能不能統一進入一個平台處理？

4. 格式是否可統一：邀約資訊內容能否在源頭就標準化（例如固定寫“授課單位、“課程名稱”...）來方便後續欄位萃取？

5. 日曆行程是否獨立管理：授課行程要不要用一個獨立日曆來避免混淆私人行程？

6. 隱私性與共享性的平衡：要提供管顧看空檔安排時間，但又不能讓他們看到太多細節，怎麼兼顧？

7. 平台工具是否易用＆有無費用：不希望技術門檻太高、也不希望每個功能都要高額費用負擔。

8. 課程異動怎麼追蹤：如果原本的行程被更改，怎樣能讓筆記或資料自動跟著更新？

9. 事後能不能分析與報表化：最後要能匯出成表格，用於課後整合統計與延伸分析用。

這些關鍵點如果能在設計時都先思考到，後面實作時真的會省下超多精力。

各階段對應的工具與解法 + 優缺點分析

在了解這些決策點之後，我開始一一測試各種工具和流程，目的是希望這整套可以「不用複雜程式語法串接、免費為主、但又夠穩定、好操作」。以下我就依據各階段的任務，整理出幾個實測後覺得不錯的解法，以及它們的優缺點：

📌 1. 從邀約資訊的截圖或文字中辨識行程 → 自動匯入 Google Calendar

職業講師經常會透過 LINE、Email 等不同管道收到課程邀約，首先需要將這些非結構化資訊轉為行事曆事件，這個步驟可以使用AI 行事曆助理工具來達成。

• 工具推薦：HeyDola AI 日曆助理（heydola.com）：支援文字、語音和圖片輸入行程。可以直接在聊天介面上傳截圖或貼上文字描述，Dola 會透過OCR與AI解析出日期、時間、地點等資訊，自動幫你在Google Calendar新增事件​。例如，將LINE截圖上傳給Dola，它即可辨識內容並建立對應的行程事件。

• ✅ 優點：支援文字、語音、截圖，透過自然語言或圖片辨識後自動批次建立行程。與Google Calendar同步整合，減少來回確認時間。

• ✅ 免費，使用起來像在 LINE 跟小幫手聊天，不用複雜設定，非工程背景者也易上手。

• ❗️缺點：有時對非標準格式訊息的解析可能有誤差，偶爾會抓錯時間或標題，仍需人工快速檢查一下。

• 其他類似工具（有興趣可進一步嘗試）：

• Reclaim.ai（自動調整可用時間、分類事件）

• Motion（幫你排進空檔）

• Sunsama（整合任務與日曆）

• Cron（簡潔高效率輸入方式）

但如果只是要快速從截圖或 Email 文字建立行程，HeyDola 就已經很夠用而且超方便了。如果想再試試其他更進階的排程工具，可從 Sunsama 或 Reclaim.ai 開始嘗試，但操作上會略進階一點。

📌 2. 建立行程後，同步至 Evernote 撰寫備課筆記

收到課程邀約並建立行程後，講師往往需要為該課程設計教案或準備講義。這部分可利用 Evernote 來撰寫和管理課程內容，並透過日曆與筆記的連結功能，實現行程與筆記的同步。

• 做法一：Evernote 官方整合 Google Calendar（推薦）

  • Evernote提供官方的日曆小工具，允許將你的 Google 行事曆連結到Evernote帳戶​（需Evernote Personal或以上等級帳戶）。

  • 在 Evernote 裡連結 Google Calendar 後，可以在 Evernote 的首頁介面看到當日與未來的行程事件列表，並點一下快速建立與行程對應的筆記。

  • 筆記中會自動帶入行程的標題、時間、地點等資訊。

  • ✨如果你日後在 Google Calendar 調整時間，Evernote 裡筆記的連結資訊也會自動同步更新！

• 優點： 無需額外安裝插件或撰寫程式碼，只要在Evernote中連結Google Calendar帳戶即可使用​。筆記與行程雙向關聯：可以從Evernote點開行程查看細節，也可以在筆記中看到日曆事件的摘要區塊。若稍後在Google Calendar更改了該事件的時間或其他細節，Evernote中連結的筆記會自動更新相應資訊​，保持內容一致。

• 可能限制： 需Evernote付費方案（Personal以上）才能使用此日曆整合功能​。新建筆記的動作目前需要手動點擊，尚無完全自動「一建立行程就生成筆記」的機制。但操作非常簡單，而且避免了自動生成過多不需要的筆記。對於每個課程行程，手動建立一次筆記即可，並可套用Evernote模板來撰寫課程大綱。

• 做法二：使用第三方自動化服務 （如 Zapier / IFTTT）自動建立筆記（進階）

• 如果希望完全自動在行程建立時就產生對應筆記，可考慮使用如Zapier、IFTTT等整合服務。
• Zapier： 可設定「當Google Calendar新增事件時，建立Evernote筆記」的Zap。可以定義觸發條件（例如僅限特定日曆或標題包含「課程」的事件），動作則是新增筆記（可在筆記中插入事件的名稱、時間等欄位）。Zapier介面直觀且免寫程式即可配置。不過Zapier免費方案每月有執行次數限制，且偵測「事件更新」需要進階的多步驟Zap（需付費方案）。
• IFTTT： 也提供類似功能的Applet，例如「如果Google日曆新增了新事件，則在Evernote新增筆記」。IFTTT免費方案可建立至多5個Applet，適合簡單應用。但IFTTT無內建條件過濾機制，無法輕易排除私人行程，且對事件更新的支援不如Zapier靈活。

• 優點：可設定只針對某些標題類型自動建立筆記。

• 缺點：免費版有使用次數限制，也無法雙向同步更新。

🔎 建議：這階段最推薦優先使用 Evernote 官方整合的 Google Calendar 小工具，操作最直覺、同步最穩定，相對可靠且省去人工維護。如果你原本就是使用Evernote Personal方案，這是最省事的選擇。除非你強烈希望自動化且不嫌設定繁瑣時，再考慮Zapier/IFTTT。使用 Evernote 官方整合時，你可以在需要為課程備課時再點擊建立筆記，這樣Evernote中只會出現你真正要準備的課程筆記，保持井然有序。

📌 3. 將課程行程匯出成 Excel / Google Sheet 分析

為了課後統計與分析，講師可能會想要將課程行程資料匯出為結構化表格（包含日期、單位、課程名稱、來源、場地...等欄位），以供Excel或試算表製作樞紐分析。以下是幾種無需程式的自動化匯出方法：

• 方法1：利用線上匯出工具（Gcal2Excel / TimeTackle） – 這類工具透過與Google Calendar API連動，自動將行事曆資料轉為Excel檔：

• Gcal2Excel/TimeTackle： Gcal2Excel 是一款老牌的Google行事曆轉Excel服務，目前已併入 TimeTackle 平台​。可以在TimeTackle官網使用Google帳號登入，選取想匯出的日曆，然後下載XLSX檔。免費方案僅支援單一日曆和有限的歷史資料範圍（約1個月），並允許匯出一定範圍內的行程（最近1個月）與有限次數報告（每季可匯出10次）​。付費升級後可取得更長期間和更多功能。

• 優點： 使用簡單（登入後幾點即完成匯出），且可取得包含標題、時間、地點、描述等完整欄位的表格​。適合定期匯出行事曆做工時統計或紀錄​。

• 缺點： 免費版在匯出次數或日期範圍上有限制​。若需要跨更長時間或更高頻率更新，可能需要付費。另外也需要將Google帳戶授權給第三方平台。

• 方法2：Google Sheets 外掛插件 – 使用Google官方的試算表插件自動匯入行事曆資料：

• 可以在Google Workspace Marketplace中搜尋 「Calendar to Sheet」 或 「Sheets2GCal」 外掛並安裝​。

• 以 Calendar to Sheet 為例： 安裝後，開啟一個Google試算表，點選「擴充功能 > Calendar to Sheet  > Specify filters」功能，按照提示選擇欲匯出的日曆及時間範圍，即可將行事曆事件匯入試算表​。

• 以 Sheets2GCal 為例：使用Sheets2GCal插件的“Import Calendar to Sheet”功能，可以拉取某個日曆在指定起訖日期間的所有事件資料至試算表中​。還可以設定此插件定期自動同步（例如每日或每週更新），讓試算表上的資料保持最新​。

• 優點： 完全在Google生態系統內完成，不需額外網站。可自訂匯入範圍（避免匯入私人行程，只選擇特定日曆或特定期間）​。若使用Google Sheet進行統計，資料天生已在雲端，可方便地製作透視表、圖表，或與他人共用。

• 缺點： 有些外掛屬Freemium模式，例如Sheets2GCal免費版在一段時間內的匯入事件有數量限制​。但可以先嘗試免費版基本匯出，若滿足需求便無需升級。設定上稍有步驟但整體不需寫程式。

• 方法3：IFTTT 或 Zapier 自動加入試算表 – 透過簡單的工作流，把每個新課程事件即時記錄到線上試算表：

• IFTTT： 可以建立Applet：「If 新增Google日曆事件 (在特定日曆) then 在Google Sheets新增一列」。每當您在選定的日曆中創建新事件時，IFTTT會在Google Sheet中新增一行，填入事件名稱、開始時間、地點等欄位​。這種方式等同即時建檔，日後可在Excel中開啟該Sheet或定期匯出CSV。

  • 優點： 完全免費（IFTTT免費帳戶可用）、設定迅速​。不需要手動觸發，確保每個課程行程都被記錄下來。

  • 缺點： 僅適用新增事件，對於後續修改時間或取消的事件不會更新（需要手動調整試算表資料）。另外，IFTTT無法自動排除特定事件，若同一日曆中混有私人行程，可能也會被記錄。您需在記錄後利用篩選功能排除非課程行。

• Zapier： 類似IFTTT，但提供更強大的條件和多步驟功能。可設定在事件新增、修改、取消時分別觸發動作，進一步維護試算表的同步完整。不過Zapier免費方案受限，超出一定任務量就需要升級，而且配置稍複雜，這裡僅列為備選方案。

• 行程匯出工具總結比較：

  • Sheets2GCal 外掛（推薦）

    • ✅ 可單次匯入，也能設定定期自動同步，支援雙向（含刪除、更新）同步。

    • ✅ 免費版每日最多 5000 筆讀取、1000 筆更新/刪除，對一般講師其實已綽綽有餘。

  • TimeTackle / Gcal2Excel：

    • ✅ 一鍵匯出漂亮 Excel 報表。

    • ❗️限制：免費版只能匯出近 1~2 個月內資料，若要更長需付費。

  • IFTTT / Zapier 自動寫入 Sheet：

    • ✅ 可即時新增事件資料到試算表。

    • ❗️限制：免費版無法同步更新修改的行程，若行程更動仍需要手動整理。

✅ 整體建議：若偏好人工定期彙總（例如每月底統計本月課程），可使用方法1或2，在需要時匯出當月課程資料到Excel即可，藉此也能排除私人行程（只選擇特定課程日曆）。如果您希望自動連續地收集資料，可採用方法3配合一個獨立課程日曆，這樣每當有新課程就自動記錄一筆，後續分析時打開試算表即可。對於一般講師而言，建議使用Google Sheets外掛（方法2）：例如安裝「Calendar to Sheet」或 「 Sheets2GCal 」後，每週或每月匯入目前最更新的課程行程，檢視並刪除不必要的私人事件（如果源頭用專屬的日曆區分就可免去此動作，下節詳述），再將結果存為Excel做分析。這樣不必每次手動從Google日曆匯出ICS轉換，效率更高且資料乾淨。因此，如果你希望分析資料乾淨、可重複使用、又能定期同步變更，我個人最推薦用 Sheets2GCal 。

課程行程過濾與分類管理

為確保在匯出或同步時能區分課程行程與私人行程，建議從源頭做好行程分類管理：

• 使用獨立日曆分類： 最簡單可靠的方法，是將講師授課行程建立在單獨的Google日曆中，區別於私人日曆​。您可以在Google Calendar左下角點擊「其他日曆 +」來「建立新日曆」，例如命名為「授課行程」​。未來所有課程邀約就記錄在此日曆上，而私人約會保持在原本的「個人」日曆中。如此一來，不論是Evernote同步還是匯出Excel，都只針對該課程日曆即可，自然不會混入私人行程。

  • 優點： 清楚分離工作與私人事件，方便在Google日曆介面開關顯示。匯出時只需選擇課程日曆，無須逐條篩選​。共享空檔或隱私設定也更靈活，可針對這個課程日曆做分享。

  • 注意： 如果使用Dola等AI工具新增行程，預設會加在主要日曆，在登入Google帳戶連動後要記得指定新增事件到專屬日曆。

• 關鍵字或標記分類： 如果不方便拆分日曆，另一方法是保持統一日曆但以標題關鍵字或標籤區分。例如統一讓所有課程行程的標題含有「課程」字樣或客戶名稱前綴；私人行程則不含此類字。如此在匯出後，可透過Excel/Sheets的篩選功能排除不含「課程」的行。或者在日曆事件的「描述」中加上類別標記如「#Training」，匯出後以此欄位過濾。

  • 也可以利用Google Calendar的顏色標記來區分類型，手動將課程行程設為某種顏色。但注意顏色資訊不會包含在標準匯出資料中（ICS檔不含顏色），只有透過Calendar API匯出可能取得。在試算表匯入法中，有無包含顏色需確認插件是否支援。

  • 使用關鍵字的缺點是容易遺漏或不一致（若某次忘了加前綴，資料就混淆），因此獨立日曆仍是較無誤且推薦的方案。

• 日曆搜尋與過濾： Google行事曆網頁版也提供搜尋功能，可以搜尋特定關鍵字並匯出結果。例如，企業版Google Workspace的行事曆管理工具允許將搜尋結果匯出為試算表或CSV​。但一般使用者介面沒有直接匯出搜尋結果的功能。因此我們仍建議從源頭做好分類，而非事後依賴搜尋過濾。

總之，將課程行程與私人行程分開管理是提高效率和準確性的關鍵​。後續無論同步Evernote或導出Excel，都只針對課程行程進行，既省去剔除雜訊的麻煩，也保障了個人隱私不會在共享時洩露。

行程異動同步與維護

在實際運作中，課程行程可能發生更改（例如日期延後、時間調整）或取消。因此，我們需考慮各平台間資訊的更新同步：

• Google Calendar 本身： 做為統一的源頭，請確保所有更改先在Google日曆上更新。無論是邀約方改期或者自己因衝突而調整，都以Google Calendar的事件編輯為準。

• Evernote 筆記： 若採用Evernote官方日曆整合，當Google行程改動後，筆記中附加的行事曆內容塊會自動刷新​。例如原定3/10的課程改到3/17，Evernote筆記上方會即時反映新日期，無需手工修改筆記內容，確保課程筆記資訊正確。但筆記的標題和自行撰寫的內容部分不會自動變，更改行程不會修改已撰寫的教案，只會更新灰底的日曆資訊塊。若課程取消，對應筆記仍會存在但日曆資訊塊會顯示已取消（當然你也可自行刪除該則筆記）。使用Zapier/IFTTT自動建立的筆記則不具此同步能力，需要您手動更新或重新建立筆記。

• Excel/試算表：

  • 使用外掛匯入方法時，可以在需要時重新執行「Import」來抓取最新資料，或設定定期自動刷新。例如，每次打開統計表格前點擊同步，則可獲得最新的行程清單（包括修改後的時間）。某些付費版外掛支持僅抓取變動部分​或定期自動更新，這樣就不會重複生成舊數據。免費方案下，簡單的做法是每次全量匯入覆蓋之前的資料（因為課程記錄量通常不算太大，全量導入也可接受）。

  • 使用IFTTT新增行方法時，要注意事件變更不會觸發。例如行程從3/10改到3/17，IFTTT不會識別為新事件，因此Sheet裡原本3/10那行需要您手動更新日期。如果行程取消，Sheet中已有的紀錄也需手動標記或刪除。這個方式適合匯總歷史數據，但在精確同步上略嫌不足。

  • 為減少影響，建議以日曆為準做終端統計。例如，每月末從Google Calendar的課程日曆匯出當月最終版本的行程清單（使用前述外掛或TimeTackle匯出），這份清單就包含了期間內所有最終狀態的課程。然後用這份資料製作月報或統計。這樣即便中間有改期或取消，都已反映在最終清單中，不會重複計算。

總而言之，各環節盡量使用批次匯出匯入功能避免單一事件零散觸發導致的錯誤：Evernote的官方整合確保筆記同步更新，試算表則可透過重新匯入保證資料最新。保持Google Calendar內容的準確和完整，才是整套系統正常運作的基石。

講師空檔時段共享與隱私保護

在協調新課程排程時，常需讓邀約方了解講師的可用時段。同時又要避免對方看到自己行程中的敏感細節。以下是解決方案：

• Google Calendar「預約時間表」功能： 這是Google在行事曆中提供的公開預約頁面功能，相當於內建的Calendly。可以設定可被預約的空檔時段，產生一個分享頁面連結，對方透過該頁即可查看你有哪些時間可以預約。重要的是，對方只能看到可預約的時段，無法看到你其他行程的內容（僅以「已預訂/忙碌」顯示占用的時間）。2023年後，Google也已將「預約時間表（Appointment Schedule）」開放給所有Google帳戶免費使用：

• 免費的個人Google帳戶現在可以使用此功能且接受無限制數量的預約​。唯一限制是免費方案下一個帳戶僅能建立一種預約類型（例如只能設置一個「預約講師時間」頁面，而無法同時有另一個不同時長/用途的預約頁）​。不過對於課程排程而言，一種類型已足夠，可將時段長度設定為例如「2小時訓課時段」或按需求設定。

• 可以在Google日曆中點擊「建立(+）」按鈕，選擇「預約時間表」，按照引導設定每週的可預約時段、每次時長、緩衝時間等。完成後會生成一個預約專頁連結，可將此連結分享給管顧公司或HR​。對方打開後，只會看到你的空閒時段可選，選定後填寫預約資訊即可預定該時段，你和對方都會收到確認郵件，且該時段會自動加入你的日曆​。

• 優點： 完全免費（個人帳號已支援）​。整合在Google日曆中，無須另裝應用。預約頁面由Google代管，專業簡潔，對方使用也便利。隱私方面，對方只能見到你的忙閒狀態，其他細節隱藏不顯示，滿足隱私要求。同步方面，預約一經確認會直接出現在你的Google Calendar裡。

• 缺點： 免費帳戶僅能建立一個預約頁面類型。無法區分不同課程類型或會議長短。但可以透過在預約表單中讓對方填寫需求來解決。另外，進階功能如自訂品牌Logo、發送提醒信等需要Google Workspace訂閱才能使用，不過這些對基本需求不是必要的。

• 第三方預約排程工具： 除了Google自帶功能，市面上也有許多專門的行程預約系統：

• Calendly（部分免費）： 最知名的排程服務，可連接你的Google日曆並提供預約鏈接。免費方案允許建立一個活動類型（類似限制與Google免費方案相同）。Calendly的界面和自訂選項更多樣，比如可問對方額外的提問欄位。它也支持將您的忙碌時段自動與連結日曆同步。隱私上，對方只能透過Calendly看到空檔。缺點是免費版的功能有限（如無法移除Calendly商標等），且額外的類型或團隊協作需要付費。

• SimplyMeet.me / SimplyBook.me（免費方案可用）： 這些也是日曆預約工具，強調簡易和與Google Calendar的同步。在免費方案中通常可以建立少量預約類型或限制每月預約數。優點是有些支援多日曆檢視空閒（例如同時檢查您個人和某工作日曆），並提供中文介面。可以作為Google預約功能的替代，如果您希望在Google帳號之外使用或分享給沒有Google帳戶的人預約。

• TidyCal（低單次付費）： 這是AppSumo推出的一款平價排程服務，付費一次（約數十美元）即可永久使用全部功能。介面簡單，能同步Google行事曆並提供預約連結，功能類似Calendly專業版。適合不想訂閱月費但又需要多種預約類型的人。不過如果Google預約功能已經滿足需求，TidyCal就也並非必要。

綜合來說， 若單純以邀約方看到講師空閒時段且保護隱私的需求而言，直接使用Google Calendar的預約時間表功能最為直接有效​。因為這項功能現在已經免費開放且無縫整合到行事曆，邀約方使用Google界面預約也比較安心熟悉。你不用擔心對方會看到您的其他行程細節，Google只會呈現「忙/閒」這種概括資訊。同時預約確認流程和提醒通知都有Google處理，減少自己手動往返通知的麻煩。如果講師在試用後仍對於課程預約類型需要更複雜的自訂性，再考慮第三方服務也不遲。

從源頭標準化格式：Google Calendar 預約頁的應用與設計技巧

我後來發現，一切的效率提升，其實都可以從源頭來處理 —— 也就是在 HR 或管顧公司填預約時，直接就要求他們用統一的格式來填寫課程資訊。這招超有用！

📌 使用 Google Calendar 的「預約時間表」功能

剛才前面提到過，Google Calendar 免費帳戶就可以建立一個「預約時間表」連結，把你每週可授課的時間開出來。對方只會看到你的可用空檔（系統會同時排除所有日曆的既有行程，但對方卻不會看到你私人的行程細節），非常適合提供給企業或管顧協調排程。

在建立預約時間表時，你可以在「說明欄」（description）加上固定的欄位格式範例，搭配自訂用來預約時間的表單並加上必填欄位，像這樣：

📌 邀約授課請填寫以下必要資訊：
授課對象：＿＿＿＿＿＿（例：信原科技）
課程名稱：＿＿＿＿＿＿（例：創意思考工作坊）
主辦單位：＿＿＿＿＿＿（例：星禾顧問）
授課場地：＿＿＿＿＿＿（例：台中／高雄／線上）

這段會出現在對方填寫預約的表單裡，只要 HR 照著填，你的 Google Calendar 行程「說明欄（Description）」就會自動記錄這些資訊。接下來你只要匯入試算表搭配一點簡單的小公式，就能將需要分析的資料輕鬆抓出來！

✅ 這邊完全不需要寫程式，只要教對方照著格式填，後續一鍵轉換成表格完全沒問題。

如何從原始資料中擷取欄位進行分析？Google Sheet 公式實例說明

當你使用 Sheets2GCal 外掛，把 Google Calendar 匯入 Google Sheets 後，你會看到一個「原始資料工作表」（工作表1），內容包含標題、開始時間、描述...等對應欄位。這時候只要搭配幾個簡單的小公式，就可以自動轉換成例如以下這種方便後續分析的 excel 表格格式（工作表2）：

假設原始資料 (工作表1) 的起始日期 (Start) 在 D 欄，說明 (Description) 在 M 欄, 而轉換後的表格在工作表2.

✏️ 範例公式（從 工作表2 的第二列開始放，其餘欄位往下延伸即可）：

=YEAR(INDIRECT("工作表1!D" & ROW()))  → 抓開始時間的年份  
=TEXT(INDIRECT("工作表1!D" & ROW()),"m/d")  → 格式化日期  
=IFERROR(TRIM(INDEX(SPLIT(INDIRECT("工作表1!M" & ROW()), CHAR(10)), 5)), "")   → 授課對象  
=IFERROR(TRIM(INDEX(SPLIT(INDIRECT("工作表1!M" & ROW()), CHAR(10)), 7)), "")   → 課程名稱  
=IFERROR(TRIM(INDEX(SPLIT(INDIRECT("工作表1!M" & ROW()), CHAR(10)), 9)), "")   → 主辦單位  
=IFERROR(TRIM(INDEX(SPLIT(INDIRECT("工作表1!M" & ROW()), CHAR(10)), 11)), "")  → 授課地點  

這種寫法不依賴 HTML 標籤或正規表達式，解析穩定、適用所有字數長度。若要向下複製給第 3 列、第 4 列，只要直接向下拖曳複製即可。這些公式只要一次設好，之後每次新匯入的行程都會自動跑出結果。

✅ 這步驟不需寫 Apps Script，學一點 Google Sheets 就能做，非常適合非工程背景的使用者。

方案優劣對照與流程一條龍整合

綜合以上，各工具與步驟的建議方案如下：

• 行程資訊錄入： 使用 AI 日曆助理（如HeyDola）將邀約從聊天/郵件自動轉為Google日曆事件​。優點：快速免人工；潛在缺點：需校對解析結果。

• 日曆-筆記同步： 連結Google Calendar至Evernote帳戶，手動為每個課程行程建立一份筆記​。優點：易用穩定，筆記自帶行程細節​；缺點：需Evernote付費版，且每行程需點擊一次建立筆記（但這也避免產生無用筆記）。

• 日曆-表格導出： 使用Google Sheets外掛「Calendar to Sheet」或「Sheets2GCal 」按需匯入課程日曆資料​。或定期用TimeTackle匯出Excel​。優點：免寫程式語言，資料完整；缺點：免費版在範圍/次數上有限制，需要時可輔以IFTTT自動記錄補充​。

• 行程分類過濾： 採用獨立的「授課行程」Google日曆管理所有課程邀約​。優點：從源頭區隔公私，後續同步/匯出更簡單純粹；缺點：需要改變部分使用習慣（初期整理既有行程至新日曆或將舊有資料另外匯出）。

• 行程變更同步： 利用Evernote日曆連結的自動更新​和Google試算表的重新匯入，保持各處資料一致。重要變動可主動通知相關人員，但大部分情況下Google的自動通知功能已足夠​。

• 空檔時段共享： 啟用Google Calendar預約頁，分享連結供對方自助預約​。優點：免費方便，隱私友好​；缺點：高度自動化下，需記得在自己的預約頁上更新可開課的時段設定，確保不會與其他行程衝突（例如行程之間的緩衝空檔可能無法直接利用）。

方案整合流程：講師收到邀約 → 請對方用 Google Calendar預約頁 或 自己用 HeyDola 快速建立Google日曆事件 → Google日曆事件同步顯示在Evernote行事曆小工具 → 講師視需求點擊建立Evernote課程筆記進行教案撰寫​→ 課前可隨時在Google日曆或Evernote查看行程（自動更新變更）​→ 課後需分析時，打開 Google 試算表用 Sheets2GCal 外掛匯入課程日曆（當然也可設定定期自動匯入），得到所有課程記錄表 → 匯出Excel製作樞紐分析。

整個過程中，如需協調新課程時間，直接提供Google預約頁連結給對方選擇空檔即可，無須繁瑣來回確認。

藉由這樣的流程，可以用最低的成本和技術門檻，來達到從邀約資訊→日曆行程→內容準備→數據分析的順暢流程。善用數位化工具（AI 其實只佔很小的部分），講師就可以專注在授課內容本身，而將繁瑣的日程管理與資料彙整交給工具自動處理。而在實際應用的過程當中，各位不妨先從關鍵步驟（例如日曆分類、行程預約連結、Evernote連結到Calendar...等）著手，逐步去優化整體效率！

延伸感想：AI 自動化固然便利，但「人」的價值仍然關鍵

這一套流程實作下來，我其實最大的體會是——我們常常以為「自動化＝效率＝萬靈丹」，但事實上，真正理想的狀態不是「全自動」或「全手動」，而是每個環節都剛好能保留適度的彈性與人為控制。

AI 工具的確幫了我們很多忙，像是自動辨識行程、自動同步筆記、自動轉資料成表格……省下超多重複性的瑣碎操作。但有些事情真的「全自動」反而會造成反效果，甚至可能搞錯方向而沒有人察覺。

📌 舉個例子：不是所有資訊都適合即時同步

有一陣子我試過讓所有日曆行程一產生，就立刻觸發自動產生筆記、自動寫入試算表，但後來發現這種「過度即時」的作法反而讓資料更亂：

• 有些邀約其實只是暫定，之後被取消，結果筆記還在。

• 有些 HR 改期了，但試算表中的紀錄沒跟著變。

• 有些課程我根本不需要筆記（例如只是自己的預備演練或重疊度極高的類似課程），結果自動產了一堆重複筆記。

後來我調整成「半自動」的流程，例如：日曆事件先建立好 → 自己挑選要特別準備的再手動建立 Evernote 筆記，這樣反而筆記的品質更好、資料更乾淨，也更容易整理。

我們追求自動化，不是要變成「被機器牽著走」，而是能把那些重複又機械化的事情交給工具處理，讓我們能保留更多心力專注在「人」才做得來的地方——像是教案設計、溝通協調、教學回饋，別忘了我們身而為人自身無法被取代的價值。

有價值的東西，要用代價去換取

有些朋友可能會覺得：「有沒有推薦全免費、又不需要設定、又功能很齊全的工具？」但事實是——真的好用又穩定的工具，大多都會在某個環節需要你「付出一些東西」。

這個「付出」不一定是錢，也可能是：

• 花時間自己學習設定、自行摸索

• 自己花心力寫公式或設計表格邏輯

• 花人情去請教朋友或求助懂的人

甚至連天上掉下來的免費資源，如果你不願意花心思學會怎麼整合、怎麼應用，那最終還是會徒然錯過。

工具只是輔助，真正的關鍵還是我們有沒有「想把事情做好」的企圖心。當我們真的有這個動機，不管是花時間學、花錢買、還是花心力去整理流程，最終都一定會內化成自己的能力。

也許我們無法每個地方都做到最省、最快、最自動化，但只要能在自己的節奏裡，找到一套對你有用的「半自動、好維護、可擴充」的工作流程，這就是最棒的整合設計了。

No pay, No gain !!