從零碎閒聊到高效溝通：讓訊息一次到位的方法
在時代的推進演變下，人們的溝通方式越來越多元。從最傳統的面對面交流和書信，到後來的 email、SMS 簡訊，以及現在流行的即時通訊軟體，每一種工具的誕生都讓溝通變得更快、更方便。然而，方便的背後，也帶來了一些新問題。
傳統溝通的用心
回到早期，無論是面對面的對談還是書信往返，這些方式的時間成本都很高。因此，為了避免來回耗費精力，人們會盡可能在一次溝通中提供充分的資訊。背景說明、前情提要、主旨內容、預期行動，這些要素常常在第一封信中就涵蓋完整。
即使是 email 剛興起的時候，大家仍保留了書信的風格。一封 email 裡面通常會詳述所有需要溝通的細節，讓接收者可以快速理解，並準確採取行動。
即時通訊的弊病
但隨著即時通訊軟體的普及和短影音文化的衝擊，人們發訊息的成本越來越低，對內容完整性的要求也越來越低。一些原本可以一封 email 或一段完整訊息說清楚的事項，現在被分成多條短訊息分批發出。這樣的方式看似輕鬆，實際上卻可能造成巨大的溝通障礙。
比如，有人發訊息問：「你明天下午有空嗎？」這看似無害，但對方卻無法立即回應，因為缺乏背景資訊。為什麼要問這個問題？有什麼事需要討論？需要多長的時間？於是，接收者只能再回問：「有什麼事嗎？」這種來回的過程浪費了彼此的時間，也增加了不必要的摩擦。
這些問題的根源
無論是即時通訊中反覆的來回，還是 email 中指令不清，很多溝通問題的根源，其實都在於提出需求的人沒有一開始就寫清楚。而這樣的疏忽，往往導致後續更多的時間和精力浪費。
例如：
供應商交回來的成果不符客戶預期。
主管認為員工的執行結果與下達的指令相差甚遠。
使用 AI 工具的結果無法滿足使用者需求。
這些情況看似不同，但根本原因都在於需求提出時的訊息不夠清楚。提出需求的人希望偷懶，結果反而讓自己和接收者都多花了更多時間。
如何提升溝通效率
想要避免上述情況，最簡單的辦法就是：用心寫好每一個訊息。不論是發 email、交辦任務，還是向 AI 提出指令，以下幾個要點值得注意：
前情提要：提供背景資訊，讓對方理解事情的來龍去脈。
明確目標：清楚說明你的需求，避免對方猜測。
具體行動：列出對方需要採取的具體步驟。
範例格式：如果有範例或參考資料，可以一起附上。
例如，與其問「你明天下午有空嗎？」可以這樣寫：「明天下午我需要討論上週的報表修訂，預計 30 分鐘。你下午三點到四點之間方便嗎？」
這樣的訊息不僅能快速得到有效回應，還能減少不必要的來回確認。
寫好訊息就像寫好 prompt
寫清楚的訊息就像為 AI 提出完整的 prompt（指令）。AI 無法讀懂我們的心思，只能依據輸入的內容來執行。如果我們只給出模糊的要求，最終的結果可能完全偏離我們的期待。
這同樣適用於與人的溝通。無論對象是同事、主管、客戶，還是供應商，他們的思維方式和邏輯可能與我們不同。與其讓對方在模糊的訊息中摸索，不如一開始就把訊息寫清楚。
用 email 的態度寫訊息
如果我們能用寫完整 email 的態度去撰寫即時訊息，就能避免無謂的來回溝通。一次提供足夠的資訊，主動回答可能會被問到的問題，這樣不僅能節省時間，也能讓溝通更高效。
這不僅僅是寫作技巧，更是一種負責任的溝通態度。當我們願意多花幾分鐘去整理思緒、補充細節，就能為對方省下大量的理解和處理成本。
結語
溝通的本質，是讓對方更快、更準確地理解我們的需求。簡單的問題不應該因為訊息不完整而變得複雜。一封完整的 email 或一條清晰的訊息，能幫助我們避免大量的時間浪費，讓溝通變得更加順暢。
用心寫好每一個訊息，既是對自己的時間負責，也是對對方的尊重。
#越是怕麻煩就只會讓自己更麻煩
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