要事為先的前提：先把煩事解決
關於之前寫過的一篇文章《掌握艾森豪矩陣，讓你時間管理效率翻倍！超實用四象限法則大公開》，發表後陸續有收到幾位讀者的私訊或留言，其中有一位讀者問了三個問題：
- 當「煩事」太多且無法外包時，若想好好處理卻會影響處理「要事」的時間，該如何是好？
- 為了避免「要事」升級為「急事」，是否每天都需要檢視一次自己的象限變化？
- 對於亞瑟本人來說，艾森豪四象限是在心中形成，還是會將所有事項以實體表格進行檢視？
這三個問題問得很好，也是大哉談。我想趁這個機會跟大家聊聊，「煩事」與「要事」之間到底該如何取捨與排序。
縮減目標的秘訣（減法原則）
依照《怦然心動的整理魔法》或《斷捨離》這兩本整理學的聖經所介紹的原則，做整理或事物的分類時，應該一口氣將手中所有的待辦事項或物件全部攤開一起檢視，而非一個一個獨立看待。只有同時檢視，才能比較出輕重緩急。
當你全部攤開時，不要馬上跳進去開始整理，而要先果斷「捨棄」或「刪除」那些不重要且不急迫的事項（包含所有人、事、物），接著才需要開始排序。
如果沒有先減少就開始整理，你只是不停重複地把垃圾拿出來分類之後又塞回原位而已，生活環境和時間資源並無法有效改善。而這也是很多人在空間管理與時間管理上的共通盲點，不信你回頭看看自己居家的生活空間就知道了...🤣
華倫·巴菲特曾說：
我們要認清一個事實，時間和精力都是有限。
成功的人要決定做什麼前，一定要先決定他不做什麼。
四象限的處理步驟
- 優先解決第一象限：先拼了命解決目前停在第一象限（急事），並直接刪除第四象限（閒事）。如果第一象限還有事情尚未處哩，你應該立刻關掉這篇文章趕快先去處理（而不是繼續爬文），因為如果連第一象限都還沒做完，其實你根本沒有條件上網研究什麼叫作「時間管理」。
- 接續處理三二象限： 解決完第一象限後，只會剩下第三（煩事）與第二（要事）象限。依循「先消化煩事，再處理要事」的順序，放入 GTD List（Got To Do List）這種單軸的待辦清單即可。
第三象限「煩事」的排序法
第三象限的事情可以分為三大類來排序：
- 延誤會被懲罰的項目： 延誤越久、懲罰越重的要優先做，以避免損失。例如：逾期一個月未繳的所得稅、水電費等。
- 短時間可處理完的事項：例如單純回覆訊息確認簡單事項。立刻處理完可以快速堆疊完成工作的成就感，讓你更有信心往下做。（消除代辦、打勾的快感）
- 其餘無需排序的事項：剩下的事情不需要拘泥於順序，因為重點在於「執行」而非分類。當你還在猶豫思考排序的時間，可能早已經足夠把事情做完了。
第二象限「要事」的排序法
至於要事的處理順序，我認為可以分為四類：
- 具潛在時程壓力：若不做就會面臨變成第一象限的風險，必須趕快處理以防陷入緊張。
- 具長期累積價值：例如健康維持或投資儲蓄。越早開始，越能享有「曲線下面積」帶來的長期效益。
- 與核心價值相關：關乎本業收益或個人核心定位價值的項目，應優先執行。
- 其餘事項：無法排序也不需要排序的事項，逐一完成即可。
每日清空待辦原則
當我們依序將這些事項放在「單軸待辦清單」（Got To Do List，簡稱 GTD List）後，你每天在睡前一定要清空待辦清單。如果待辦事項太多處理不完怎麼辦？那你至少要完成第三象限的「煩事」，至於第二象限的「要事」，留到明天再做也沒關係。
這裡要堅持一個核心原則：每天至少保持「煩事」完全清空。這就是之前提過的「猴子理論」，你不能讓洞裡冒出的地鼠（煩事）一直堆積，必須全部打掉，才能確保「要事」清楚浮現。
良辰吉日 (擇時) 處理原則
你必須選擇在不同的時間處理適合的事情。我們可以將時間分為兩大類：
1. 神聖黃金時光：
指的是完整的、不受打擾的時間。例如起床到出門前的寧靜片刻，或是下班後在家中的時段。這類時間適合處理需要認真思考的第二象限「要事」。
2. 零碎修閒時間：
例如交通往返（搭捷運、公車）、搭電梯或排隊等候的時間。這些片段時間通常充滿干擾，無法深入思考，最適合打開待辦清單，快速消化掉那些瑣碎第三象限的「煩事」。
針對讀者提出的三個問題，最後逐一回答
問題一：煩事這麼多且無法外包，處理它們又擔心影響要事，該如何是好？
我們應先思考：這些煩事是否真的「必須」做，且「必須由自己」做？
(a) 是否有 AI 工具或其他付費工具能代勞省力？
(b) 是否能由他人協助，用更省時的方式完成？
很多時候，我們以為一定要親自處理，其實只是心理慣性。此外，要區分哪些是「內部自我需求」，哪些只是為了滿足「外部他人期待」。如果你連煩事都做不完，其實沒有籌碼去思考「要事」，因為「要事」並不「緊急」。(否則就是第一象限的「急事」)，你應優先簡化並解決煩事。
先快速消化煩事，再認真處理要事。
問題二：為了避免要事升級為急事，是否每天都要檢視一次象限變化？
答案是「對，也不對」。單軸 GTD 待辦清單是一個動態調整的過程，應隨時保持在最新狀態，而非等到特定時刻才檢視。如果你還不習慣，可以先預留每天在睡前或起床時更新一次；等熟悉後，每收到或做完一件事就能立刻隨手更新。
問題三：亞瑟本人的象限分類是在心中形成，還是會用實體表格檢視？
艾森豪四象限分類是時間管理的第一步，目的是讓我們熟悉事件的輕重緩急。
(a) 初期階段：可依照自己的習慣採用實體表格（搭配便利貼）或數位工具（搭配文字方塊）擺放，透過視覺化方式看清全貌。
(b) 熟練階段：一旦習慣後，分類會內化成生活的一部分，在呼吸喝水之間就能自動將事情歸入正確的序位。
重點在於「執行」而非執著「排序」。
只要事情都做完了，就算分類錯誤也無妨。
重要的是有價值的產出，而不是整齊漂亮的分類。
再次提醒：
要事為先，前提是你已將煩事解決。
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