PPT 備忘稿怎麼刪？4 種方法快速清除 Notes（含 VBA 一鍵移除教學）

作者：亞瑟 11月 16, 2025

分享簡報前，別忘了清掉備忘稿（Notes）

延續上一篇「PPT 刪除隱藏投影片」的主題，我們在職場上處理的簡報，其實往往不是「只留下要給別人看的乾淨版」。真正的工作母檔通常長這樣：

前面幾十頁正式內容
後面塞滿備用頁（backup slides）
還有大量寫給自己看的 備忘稿（Speaker Notes）

其中，備忘稿超級常見。通常大家會把它拿來：

當講稿的小抄
記錄補充說明或提醒自己講話的節奏
放一些與同事內部討論時的備註
寫下一些還沒整理、暫時先記起來的 thoughts
放草稿版、未定稿的字句，或只是自己的側寫備筆記

這些東西放在「自己用的母檔」裡完全無妨，甚至很實用。

但問題是——
備忘稿非常容易被忘記刪掉，而且內容常常比隱藏頁更「內部」。

因為 Notes 是自己看的，寫起來往往比較口語、比較直接，甚至會包含一些：

尚未送審的 internal 訊息
自己的暫時記錄
不太正式的字句
給自己或同事看的補充提醒

這些內容若被外部看到，輕則讓對方覺得奇怪，重則造成資訊外洩甚至誤會。

所以，分享簡報前，除了刪隱藏頁，備忘稿也一定要一起清乾淨。

典型痛點情境：那些不小心「一起寄出去」的備忘稿

備忘稿會寫些什麼？
如果你常做簡報，你一定很熟悉：

「這頁記得講快一點，會超時」
「這段資料主管說不能對外講」
「某某醫師上次聽到這個結果不太買單」
「這張圖 X 同事說還要再修，不要講太細」

這類內容對外部觀眾來說都是「不該看到的內部資訊」。

更敏感的情況包含：

尚在討論中的 internal 意見或 preliminary data
不適合對外提及的 off-label background notes
對同事、客戶、供應商的 internal remark
討論中的策略、未公開數據、或不成熟的 wording

但很多人分享檔案時，只想到要刪隱藏頁，反而忘了備忘稿也在裡面。
問題是：

對方只要按一下「顯示備忘稿（Show Notes）」——全部都會被看到。

沒有任何遮罩、沒有任何保護，就是直接全部清清楚楚地呈現。

而且最可怕的是：
備忘稿通常寫得更隨性、也更可能包含敏感資訊，外洩後的破壞力甚至比隱藏頁還高。

四種快速刪除備忘稿的方法（總覽與比較）

如果你要把簡報分享出去，又不想讓別人看到你的 Notes，其實做法非常多元，從「完全不用技術」一路到「自動化一鍵搞定」都有。

下面提供四種常見方法並整理成一張總覽：（都是筆者實際用過且低操作門檻的方式）

方法 1：逐頁手動刪除（最直覺但最慢）

最簡單的方式，就是一頁一頁進到備忘稿頁面，把內容刪掉。人人都會用，但非常花時間且容易遺漏，尤其是超過 50 頁的簡報。

方法 2：匯出成 PDF / 講義版等唯讀格式（不會帶備忘稿）

如果你不需要給對方編輯，只要「給他看內容」，那匯成 PDF 是最省事的方式。PDF 預設不會帶備忘稿，可以快速產出乾淨版。

方法 3：使用 PowerPoint 內建的「文件檢查器（Document Inspector）」

這是官方內建的一鍵清理工具，可以把備忘稿、註解、隱藏投影片、個人資訊等全部掃描並清掉，是對外寄正式檔案時非常實用的方式。

方法 4：使用 VBA 巨集（一鍵清除所有備忘稿）

如果你常常要處理大量簡報（例如 80–200 頁的工作母檔），那 VBA 就是最有效率的方案。設定一次後，每次只要執行巨集，整份簡報的 Notes 就會自動被清空。

📊 四種方法快速比較表

方法	速度	學習門檻	是否免費	是否改動原始檔
方法 1：手動刪除	慢	超低	✔ 免費	✔ 會，可選擇是否另存
方法 2：匯出成 PDF / 講義	快	超低	✔ 免費	✘ 不動原始檔（產出唯讀版本）
方法 3：文件檢查器 Document Inspector	快	低	✔ 免費	✔ 會，可選擇是否另存
方法 4：VBA 巨集（自動清除）	最快	中（但只需設定一次）	✔ 免費	✔ 會，可選擇是否另存

方法一：逐頁手動刪除備忘稿（最直覺但最慢）

如果你完全不想碰設定、不想跑檢查器，也不想動 VBA，那最基本、最保底、最「土法煉鋼」的方式，就是：逐頁手動清 notes。

做法也很簡單，就是：

打開簡報
切換到 Notes Page（或直接在底部 notes 區點一下）
把備忘稿全部選起來 → 刪除
下一頁，再來一次
全部清完後再另存分享版本

這個方法完全沒有技術門檻，任何人都可以做。

👍 優點：最保險、所有人都會用

不需要設定
不需要學額外功能
非常適合偶爾一次、頁數不多的時候用

👎 缺點：真的、非常、無敵地花時間

遇到 80～150 頁的簡報時會想放棄
很容易漏掉個別頁面
若版本多（對內版、對外版、活動版、送審版），每一份都要重新清一次
適合「很偶爾」使用，不適合常態工作流

簡單來說：
一次兩次可以接受，但如果你工作常常要分享簡報，這方法會讓你抓狂。

方法二：匯出為 PDF / JPG / 講義版（不含備忘稿）

第二種方式，其實不是「刪除備忘稿」，而是直接繞過 notes ——
輸出一個不帶備忘稿的唯讀版本。

像是：

匯出成 PDF
匯出成 JPG / PNG
匯出成講義版 Handout
匯出成 MP4 影片

這些格式本質上是「只呈現畫面」，PowerPoint 在輸出時也不會把備忘稿一起寫進去。

所以，只要你的目的不是要給對方編輯，而只是：

給客戶看簡報內容
適用於會後提供講義
放上網站供瀏覽下載
給學員看、給同事參考，但不需要編輯

那這個方法就是最快、最乾淨、最不會出錯的方式。

👍 優點：超快、不會帶出備忘稿

幾秒鐘就完成
不會動到原始 PPT
天然就不會帶出 notes
完全免費

👎 缺點：但不能編輯

適合作為「最終版」、「講義版」、「閱覽版」
不適合要給設計公司改版、共編、或需要讓對方修改內容的情況
如果你要在最後一刻修改內容，需要回到 PPT 再重新匯一次 PDF

所以 PDF 是非常好用的「對外唯讀檔」，但本質上不是用來「真正刪掉備忘稿」。

方法三：使用 PowerPoint 內建「文件檢查器（Document Inspector）」

如果你不想逐頁刪備忘稿、也不想寫 VBA，那微軟自己內建的「文件檢查器（Document Inspector）」其實就是最方便、也是最安全的選擇之一。

路徑很簡單：

檔案 → 資訊 → 檢查問題 → 檢查文件

只要勾選想要檢查的內容，按下「檢查」，PowerPoint 會一次幫你掃描整份簡報，檢查裡面是否包含：

備忘稿（Notes）
註解（Comments）
隱私資訊、個人資料
隱藏物件與 metadata
甚至包含 隱藏投影片（這點在上一篇沒講到，但 Document Inspector 其實也能掃得出來）

然後你只要按一下「全部移除」，就會一次清乾淨。

👍 優點：官方內建、安全、快速

不需要安裝外掛
不需要啟動巨集
也不像手動要逐頁找 notes
適合需要寄正式檔給外部客戶、主管、供應商的情境
很適合做「送審版」前的最後清潔動作

👎 注意：會真的刪掉 Notes

文件檢查器一旦清除 Notes，就是永久刪除
你的工作母檔如果同時也包含很多內部備份內容，建議先「另存新檔」再跑檢查器

因此比較建議做法是：

「母檔保留」＋「另存對外版」→ 在對外版跑 Document Inspector

這樣你就能同時保留完整的備忘稿，又能安全地對外分享「乾淨版本」。

方法四：使用 VBA 巨集自動清除所有備忘稿

如果你的簡報動不動就是 80、120、甚至 200 頁以上，又常常要準備不同版本（對內版、對外版、送審版……），那逐頁刪備忘稿基本上是不可能的。
而文件檢查器雖然方便，但會「直接改動原始檔」，有時候你會希望保留母檔、另外產生乾淨版。

這時候——
VBA 巨集就是最強的解法。

它的概念很簡單：

設定一次，以後只要按一下「執行巨集」，整份簡報的備忘稿就會在 0.5 秒內全部清乾淨。

而且最棒的是：

不會亂動你的內容、版面、動畫
不會影響備用頁或 slide 結構
不需要逐頁確認
適合大量簡報、多版本工作者（PM、Sales、MA、講師…）

🧩 簡易設定流程

Step 1：打開你的 PowerPoint → 開啟任何一份簡報

Step 2：按下鍵盤 `ALT + F11` → 開啟 VBA 編輯器

這是 Office 內建的開發工具。（不用緊張，你只要貼程式碼，不需要懂程式。）

Step 3：在左側的 Project 面板中，找到：

VBAProject (你的簡報名稱) → 右鍵 → Insert → Module（模組）

這一步是在新增「放巨集程式碼」的空白頁面。

Step 4：把以下程式碼貼上去

（完全照貼即可）

Sub DeleteAllNotes()
    Dim s As Slide
    For Each s In ActivePresentation.Slides
        s.NotesPage.Shapes.Placeholders(2).TextFrame.TextRange.Text = ""
    Next s
End Sub

這段程式會：

自動遍歷所有投影片
找到每一頁 Notes 區塊
將內容清空
整份簡報一次清乾淨

Step 5：按 Ctrl + S 儲存 → 關閉 VBA 視窗

到這裡，你已經準備好巨集了。

Step 6：回到 PowerPoint → 執行巨集

操作方式是：

按下 Alt + F8 鍵
選擇 DeleteAllNotes → 按 Run（執行）

你會看到：

⚡ 0.3 秒內，整份簡報的備忘稿全部清空。

👍 優點：超省時、超簡潔、超適合長期使用

一鍵完成，不用逐頁刪
適合大量簡報、跨部門分享、工作母檔龐大的人
完全免費
程式碼一次設定，以後永久可用
用在送審版／對外版本前超方便

👎 缺點

第一次需要花幾分鐘設定巨集
雖是簡單語法，但對完全不熟 VBA 的人要稍微花一點心思設定

但老實說，設定一次後，你未來每次只要：

開 PPT → 執行巨集 → 自動變乾淨版

效率會直接飛起來。

實務建議：在什麼情境用什麼方法？

看完四種方法，你可能會想：
「那我現在到底該用哪一種？」

其實不需要想太複雜，依照你手上的簡報類型與日常情境，就能很快做出選擇：

🔹 頁面不多、偶爾才需要處理 → 用逐頁手動即可

如果你的簡報大多 10～20 頁，且不是每天在外分享，那最簡單的方式往往就能解決。

無需設定
隨時做得到
適合臨時用一下

🔹 只是要給對方「看內容」而非編輯 → 直接匯出 PDF

如果你只是：

寄給客戶看內容
分享下載連結給學員
丟到 Teams / Slack 給同事參考
當成會後講義

那 PDF 一鍵匯出就是最乾淨快速的方式。
PDF 本身就不會帶備忘稿，也保持版面一致，是最安全的唯讀格式。

🔹 頁面很多（50～200 頁以上）、又需要不動到母檔 → 文件檢查器

如果你的簡報很長、版本很多、或需要正式對外（包含審查、對外簡報、客戶簡報）：

「文件檢查器」非常適合在「產出分享版」之前做最後清潔
官方內建不會出錯
不需寫程式、也不怕漏掉頁面

唯一要注意的是：會永久刪除 Notes，所以通常建議跑在「另存的新檔」上。

🔹 頻率高、版本多、簡報很長 → VBA 巨集最省事

如果你是：

PM、Sales、MA、BD、顧問、講師
經常做超過 80～150 頁的簡報
每次都要產生「對內版 / 對外版 / 送審版」
每週甚至每天都要處理 PPT

那 VBA 巨集絕對能讓你的效率翻倍。

一鍵清除備忘稿
不動到投影片內容
每天省下超多時間
設定一次永久使用

對長期簡報工作者來說，是非常值得投資 1 分鐘設定的方案。

結語：隱藏頁、備忘稿都該一起清乾淨

延續上一篇「隱藏投影片怎麼刪」的主題，這篇我們把另一個常被忽略、但同樣充滿風險的區塊——備忘稿（Notes）——完整整理了一次。

在職場上，我們常常把簡報當作工作母檔使用，裡面會留著：備用頁、草稿版、備註、時間提醒、給自己看的補充內容、還沒確認、不能對外講的資訊....，這些內容放在母檔完全沒問題，但只要準備要「分享出去」，它們就變成風險。

隱藏頁不是安全區，備忘稿也不是安全區。
真正安全的是：分享前多做一次「清理」。

而四種方法當中，你可以依照自己的需求選擇：

偶爾需要 → 手動清
只要唯讀 → 匯 PDF
要正式分享 → 文件檢查器
常態性大量使用 → VBA 一鍵清完

如果你也常面臨需要分享PPT簡報檔案的場合，不妨趕快試試看吧！