從記憶大考驗到有憑有據：用 NDR 原則把文件管理一次搞定
如果我們被問到去年的今天午餐吃了什麼，甚至一餐吃了多少錢，假如不去查行事曆或日記，我們大概都不會記得。
在藥廠做市場行銷（或者在很多領域也一樣），我們時常需要依據過去的現況背景（Baseline） ，來預估未來新的走勢（ Forecast）。因此，我們很常突然被問到，例如去年某項專案內容是什麼？預算多少？預估效益？時程與時間點為何？當時的業績預估為何？基礎假設是什麼？以及為什麼會放這樣的數字和計算依據？
因為事隔久遠，時空背景早已截然不同，往往一個季節內就可能產生少則十幾、多則二三十個以上的版本。如果沒有詳實的記錄，常見上演的戲碼就是，同仁只能憑印象猜想，你一言我一語，曠日廢時又傷感情，最後只好擲骰子定生死。
用「記憶大考驗」憑感覺來工作是一件很可怕的事情，因為人腦始終不會比電腦精確，人的記憶時常都會有偏誤，人腦也從來都不可靠。
如果完全沒有印象的資料，就只能回頭去大海撈針，找尋那個不知道遺落在哪裡的檔案。
無止盡的檔案搜尋
然而，你知道，企業員工平均每天會花多少時間在搜尋檔案資料嗎？
根據麥肯錫（McKinsey）過去的研究指出，一般企業員工平均每天會花費大約 1.8 小時在搜尋文件資訊，這是非常可觀的時間！
以一天工作 8 小時而言，等於將近有四分之一的時間都只是在做檔案搜尋。
為什麼會耗費這麼多時間在搜尋檔案呢？其實不外乎以下這幾個原因：
1. 資料分散
檔案到處都是。同一個專案的資料，可能同時散落在本機電腦、網路硬碟的共享區，甚至是雲端硬碟、Email 附件或是即時通訊的對話串中。每個部門可能都各自留了一個版本，無法確定哪一個才是最新的。
2. 命名與版本混亂
你可能找得到檔案，但不見得找得到最新或正確的版本。原因包含檔名沒有統一的原則、版本的控管只靠人腦記憶而缺乏一致邏輯；或者同樣的內容卻有很多副本（重複下載、轉寄、轉存），造成版本錯亂。
3. 資料分類架構不一致
每個人都有自己的命名與分類邏輯。例如公用資料夾的層級太深（超過四、五層以上），或是專案分類方式不同（有人按客戶分，有人按年份或活動類型分）。由於分類架構缺乏一致性，一旦有人員異動，所有工作就必須重來一遍。
4. 搜尋能力與工具不足
除了 Windows 內建搜尋之外，多數人不會善用其他搜尋技巧，也沒有適合的工具。另外，許多文件是掃描圖片或 PDF 檔，若沒有經過 OCR 文字辨識，就無法進行全文檢索，只能靠檔名瞎猜內容。
5. 權限與流程造成的摩擦
有時並非找不到，而是沒有存取權限（Access）。可能是權限未開放給所有人，或是資料只存在特定人的帳號裡；也可能某些資訊僅止於口頭討論，沒有白紙黑字記錄下來。
6. 工作節奏導致來不及整理
職場員工往往先趕著處理手邊雜事，收到檔案時來不及歸位就隨手一丟，直接放在桌面或下載區，事後有空也忘記去整理。這顯示缺乏固定收斂、歸檔或封存的動作。
NDR 文件管理原則：救自己未來的良藥
為了避免每次都只能回頭翻找過時的 Email 及附件，我們在文件檔案資料的管理上，應該固定做好三個步驟：
1. 命名（Naming）
(a) 命名原則至少要包含：日期、主題、重大變更說明以及版本序號。
(b) 寫得越詳細，事後搜尋就越簡單。
(c) 最好統一命名邏輯與固定資料夾模式，讓人一目了然。
(d) 避免使用無意義的縮寫，或是一個版本用到底。
2. 歸檔（Documentation）
(a) 存檔後要立刻歸檔到適合的資料夾，不要散落在桌面或下載區。
(b) 不要將重要資訊留在即時通訊軟體（如 LINE）的對話串中，因為檔案超過一週很可能就無法存取。
(c) 即使有命名，一旦專案變多，若沒有做好分類歸檔，事後還是得大海撈針。
3. 記錄（Record）
(a) 口說無憑，要把歷程白紙黑字化，像是寄送存證信函般寄給相關人員。
(b) 當下有意見就提出釐清，沒有意見就以此為憑。
(c) 這個動作看似嚴肅，其實是互相保護，事後有疑慮時翻開記錄便一翻兩瞪眼。
而這三步簡稱為 NDR（Naming, Documentation, Record）。
哪些狀況需要 NDR？
你可能會問，一個案子到底哪些過程或版本需要這樣做？
答案是：每個版本都要做。
即便你只改了一個逗號，都應該執行。這就跟談戀愛一樣，最被回味與雕琢的往往是過程，而不光是結果。
至於擔心改一兩個字就要另存新檔、寄信是否會很佔容量呢？
其實容量相對便宜，人的時間反而很貴。
你多花幾秒鐘存檔寄出，能省下事後幾小時記憶大考驗的悲劇與出錯風險，這非常值得。
公司付薪水請你來工作，應該不是為了請你花一堆時間在那邊找檔案。
英文諺語說：
「The palest ink is better than the best memory」
（最淡的墨水也勝過最好的記憶）
別再把希望寄託在不可靠的記憶，善用 NDR 原則優化你的文件管理。
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