數位資料無價：一次搞懂 3-2-1 備份原則與自動化同步工具推薦
年假整理不只實體，也要整理「數位空間」
每年到了農曆年假這種比較長的假期，我相信很多人都會想說：「好啦，趁這段時間來整理一下。」多數人第一個想到的，通常是實體空間——衣櫃、抽屜、書桌、家裡堆著的雜物，能丟的丟、能收的收，讓家裡看起來清爽一點。
但我自己其實會特別提醒一件事：除了實體物品的整理之外，虛擬空間、數位資料的整理也同樣重要，而且很多時候更容易被忽略。手機裡的照片、工作檔案、電腦裡的資料夾、雲端硬碟裡的東西……平常忙起來就一直堆、一直放，真的很少有人會特地停下來「好好整理＋好好備份」。
也因為每到這種長假，我都會趁機把自己的數位資料再檢查一次、備份一次，所以今天想藉這個機會，跟大家聊聊我對「數位資料備份」這件事的一些想法。
而我每次講到這個主題，腦中都會先浮出一個畫面——我還記得在 8 年前（2017 年），柯達英國曾經播出過一段廣告短片，真的很發人省思，也讓我印象超深刻。我把這支短片放在下面（不到兩分鐘），有空的話強烈建議你可以先看一下，你大概就會知道我為什麼到現在還記得它。
柯達街頭實驗短片：兩分鐘讓人背脊發涼
這支短片的內容很簡單，但看完真的會讓人有點毛。柯達的團隊在路上攔訪路人，跟他們說：「我們有一個新的快充裝置，可以免費幫你手機快速充電。」路人當然覺得好啊，反正免費、又方便，就把手機交給工作人員接上那個「快充裝置」。
結果就在充電的過程中，畫面開始不對勁。
路人眼睜睜看著自己的手機螢幕突然變成黑底白字，像電影裡那種駭客入侵的畫面一樣，一堆程式碼快速在螢幕上跑。你知道那種感覺，就是你明明什麼都沒做，但事情正在你眼前失控，而且你完全不知道發生什麼事。
接著工作人員就一臉很驚慌、很錯愕地跟路人說：「欸……看起來你手機裡面的資料，好像不小心整個被刪掉了。」包含裡面的照片、影片、檔案、各種資料——全部都不見了。
你可以想像那一瞬間路人的表情，真的就是整個傻住。有些人甚至開始緊張到快要崩潰，因為他們腦中第一時間想到的不是「少了幾個檔案」，而是「我那些回憶怎麼辦？」特別是照片這種東西，你拍下來就是拍下來了，它不是你花錢再買一份就能回來。
短片最狠的地方來了：工作人員接著說，那不然我們花錢跟你買，可以嗎？一開始開價 20 英鎊，路人當然不可能答應。工作人員就慢慢往上加：30 英鎊、35 英鎊、甚至加到 100 英鎊、200 英鎊……但你猜怎樣？沒有一個人願意用錢把「被刪掉的資料」賣掉。
因為路人的回應很真誠：你給我再多錢，都換不回我手機裡那張——像是「我寶寶一個月大生日的照片」、家人的合照、某段旅行的回憶、某些已經回不去的瞬間。那些東西一旦消失，就是不可逆。你再有錢都買不回來。
最後短片才反轉揭露：其實這是一個玩笑，工作人員「刪掉的手機」並不是路人的手機（等於他們用一個情境去模擬恐慌感），路人的資料並沒有真的消失。
但它真正要講的寓意很清楚：我們生活中其實有很大一部分的人，真的就是因為沒有備份，某天手機壞掉、電腦壞掉、硬碟壞掉，照片和資料就這樣整個消失。而且這些珍貴的資料，沒有任何金錢、沒有任何東西可以取代。
我當初第一次看到這支短片的時候，其實蠻震撼的。因為它用一個很直接、很殘酷的方式提醒你：照片和資料這種東西，一旦不見了，你花再多錢都買不回來。它代表的是你人生走過的軌跡，是不可逆的回憶——而這也是為什麼我後來一直很看重「資料備份」這件事。
我的親身經驗：研究所買新筆電，三個月就硬碟壞軌，真的嚇到我
講到「資料一旦不見就回不來」這件事，我自己其實也有過一個非常真實、而且印象超深刻的經驗。
我還記得我在研究所的時期，因為要寫論文、跑資料，所以我那時候買了一台全新的筆記型電腦，而且是有保固、也算蠻大牌的品牌（我印象中是 Acer 宏碁）。結果沒想到，我買了大概前三個月內，電腦就出現所謂的硬碟壞軌，導致我必須送修。
我們一般說硬碟壞軌，其實又可以分成兩種：邏輯性壞軌跟物理性壞軌。
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邏輯性壞軌比較像是資料排列順序、檔案結構出了問題，導致讀取異常。這種有時候還有機會用一些軟體修復的方式處理，例如做磁碟掃描、重組、修復；甚至有時候你乾脆整個格式化、砍掉重練，硬體本身還能用，只是資料會清掉。當然，邏輯性壞軌有時候也會造成某些檔案一直讀不到，但相對來說「比較有機會救」。
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物理性壞軌就麻煩很多。它可能是硬碟受到外力撞擊，或是時間久了老化，造成某些區塊是真的壞掉、真的讀不到。這種通常就是比較不可逆的損壞。就算你花錢送修、送去外面的實驗室想救資料，他們也可能只能救回「部分」資料，因為某些區塊根本讀不出來。
講到這裡，我順便也想用一個我自己很常用的比喻：其實我們平常在電腦上「刪除檔案」，很多人以為是「檔案立刻消失」，但概念上其實比較像是——你把資料放在抽屜裡，抽屜外面貼了一張標籤，標籤寫著裡面放什麼。
你刪除檔案的時候（即便是清除資源回收桶），比較像是把標籤撕掉：你看不到它了，但資料並沒有立刻不見，它可能還躺在那個位置。真正讓它「消失」的是後面你又在同一個位置寫入新的資料，新的內容覆蓋掉舊的內容，那舊的資料才真的回不來。也因為這樣，如果你是要刪除很機密的資料，有時候還需要用一些重複抹除的工具，去反覆寫入其他看不見的資料覆蓋，才能降低被第三方用工具讀取回來的風險。
不過不管是邏輯性壞軌還是物理性壞軌，對一般人來說，硬碟一旦出問題，常常就代表一件事：資料的存取會變得不可逆。除非你事前就有備份，不然你後面做再多努力、花再多心力，很多時候也只是補救，甚至最後還是救不回來。
也就是因為那次的經驗（再加上後來看到柯達那支短片），我才會越來越確定一件事：事前備份，永遠比事後救援來得重要。
3-2-1 備份原則：核心就是「不要把雞蛋放同一個籃子」
從柯達那支短片、到我自己研究所硬碟壞軌的親身經驗，一路走來，我對「數位資料備份」這件事就一直很看重。也因為剛好每到農曆年假，我通常都會趁這段時間把手上的資料再整理一次、備份一次，所以想順便跟大家分享一個很常見、也很實用的檔案備份原則——3-2-1 原則。
所謂 3-2-1，概念其實很簡單：
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3：你的資料至少要額外備份 三份（不要只留一份，因為一份出事就全沒了）。
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2：這三份資料最好分別放在 兩種不同的儲存媒介。
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1：至少要有 一份放在異地（不要全部都放在同一個地點）。
講白一點，它的核心就是一句話：不要把雞蛋放在同一個籃子裡。
那「兩種不同媒介」到底有哪些？其實選擇很多，我也照我原本的思路跟大家快速整理一下：
1) USB 隨身碟
USB 的好處當然是輕巧、方便攜帶，但缺點也很明顯：容量有限、通常不大。適合放一些重要但檔案量不大的東西。
2) 光碟（燒錄）
傳統光碟的缺點是「寫入一次後多半就是 read only」，你只能讀、不能再改寫。但它的優點是：光碟的壽命通常比硬碟更久（不管是 傳統硬碟 HDD 或 固態硬碟 SSD）。
所以如果你有一些「拍完就不太會再去編輯」的東西，例如照片、音樂、影音檔，其實燒成光碟是個不錯的選擇——你只是反覆觀看、反覆聽，不太會沒事一直去改它。
3) 列印成紙本
聽起來很「復古」，但它也是一種媒介。尤其如果是重要文件、重要資料，你把它列印成紙本保存，就算哪天電子檔真的壞了，至少你還有紙本，之後要再掃描（scan）回來重新利用也可以。
換句話說，媒介越多元，風險其實越分散。
4) 外接硬碟
外接硬碟一直都是最多人使用的備份方式之一，因為它的優點很直接：容量大、CP 值高，而且事後還能編輯修改。
相較 USB 容量更大；相較光碟又不是唯讀，彈性比較高。
5) 雲端硬碟（公有雲 vs 私有雲）
進到網路時代，很多人會用雲端備份。雲端又可以分成公有雲跟私有雲。
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公有雲像常見的 Google Drive、Microsoft OneDrive、Dropbox ...等等。它的好處是資料分散、機房可能不只一個地方，等於平台本身就幫你做了某種程度的備援。你找大平台相對也比較放心。
但缺點也很清楚：你通常需要長期租空間付費，金額上會變成一個長期開銷；再來就是隱私與安全不是絕對。即便是大公司，也不是沒發生過被駭、資料外洩的案例。如果你有一些帳號密碼、私密資訊，沒有另外加密或上鎖，就直接放公有雲，其實不見得比較安全。 -
私有雲的概念就是你自己建置一個雲端（最常見就是 NAS）。它通常是一次性建置成本，你可以一次買好幾 TB 的容量，放在你指定的地點。容量更大、長期成本往往更划算（尤其是你會長期大量使用的情況）。隱私與掌控感也會比較高——當然前提是你有把防火牆、帳號密碼、安全設定做好，甚至你不把自己的私人 IP 亂公開，那外人要入侵的門檻其實也不低。現在很多 NAS 在安全訪問上也做得更聰明，例如帳密嘗試錯太多次就自動封鎖 IP 之類的機制。
最後回到 3-2-1 的「1」：至少一份要放在異地。這個異地可以是什麼？舉例來說：你家裡放一份、辦公室放一份；或是外接硬碟備份完就拔掉收進保險箱；甚至有人會把光碟鎖在銀行保險箱。因為如果真的發生天災人禍、火災、地震等物理性的破壞，至少你還有一份資料在別的地方，不會一次全軍覆沒。
備份頻率 × 自動化：頻率越短災損越小，但手動真的做不久
講完 3-2-1 原則之後，我也想聊一個很多人其實會卡住的點：到底要多久備份一次？
其實備份頻率沒有標準答案，真的要看「資料的重要性」跟「它更新的頻率」而定。你可以每天、每週、每月、每季，甚至每年——都可以。但重點是：頻率越短，你一旦出事時的災損就越小。
我用最直覺的方式講：
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如果是工作上很重要、每天都在變動的資料，我自己基本上是 daily 每天備份。真的忙到不行、沒辦法每天做，至少也要做到每週，這我覺得是底線。
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如果是個人重要資產，像是履歷、重要講課資料、對外的簡報、或一些專案成果，我會建議至少做到每月～每季，不要拖太久，至少把損失控制在有限範圍。
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如果是更新頻率很低的冷資料，或是你一年才會動一次的東西，那我覺得每年一次就可以。
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至於真的不太重要、就算不見也沒差的資料，那其實要不要備份都無所謂。像有些軟體你隨時可以重新下載，或是一些年輕時玩的遊戲，你現在根本不玩了、硬體也不支援了，那你不備份也沒關係。
這其實跟整理實體物品的「斷捨離」概念很像：每個人對「重要」的定義本來就不同，你要根據自己的價值觀決定哪些值得留、哪些值得備份、哪些其實可有可無。
而且老實說，數位資料備份的成本，跟實體空間比起來真的便宜太多了。房子一坪幾十萬，倉儲空間也不便宜，但硬碟容量呢？現在幾 TB 的空間，其實幾千塊就買得到。你可能兩三千塊就能買到 2TB、4TB 甚至更大的容量。相對來說，數位空間真的沒必要省到讓自己冒「資料全滅」的風險。
不過，問題來了。
你如果頻率想拉高——例如每天或每週都要備份——那你就會發現：靠傳統方式手動備份，真的做不久。
因為手動備份的流程通常是什麼？你要用眼睛去比對資料差異，找哪些檔案有更新、哪些新增、哪些刪掉，然後再去不同地方複製貼上。這種事情一開始你可能還有熱情，久了你就會覺得超麻煩。麻煩你就不想做，不想做你就會拖，拖久你就會忘記。然後等到真的出事那天，你才會發現：「啊，我上次備份是什麼時候？」
所以如果你希望備份可以做得穩、做得久，尤其是高頻率備份，你就一定需要一個更自動化的方法——也就是所謂的資料同步／備份工具。讓軟體幫你自動比對差異、幫你決定要同步哪些檔案，做到單向備份或雙向同步，才能大幅省下時間，也比較不會因為「太麻煩」而半途而廢。
三個面向工具：從無到有／從有到部分變更／從有到無
接下來我就照我自己平常在做資料整理、備份時的情境，把工具分成三個面向來講。因為你會發現，不同情境其實需要的工具不太一樣：有的是「第一次搬大量資料」、有的是「定期同步比對差異」、也有的是「要快速把一個超大的資料夾刪掉」。
我大概分成這三種：
1) 從無到有：第一次把大量資料搬到新地方 → FastCopy
所謂「從無到有」，就是你要做第一次備份的那種情境。比如說你剛新增一個新的專案資料夾，裡面可能很龐大，100GB、甚至更多。你要把它放到雲端硬碟也好、外接硬碟也好，反正目標資料夾一定是空的。
這種情況其實不用去比對差異，你也不用先分析什麼「哪個檔案比較新」。因為它就是第一次搬而已，你傳統做法就是很簡單：原本資料夾 Ctrl+C 複製，到目標位置 Ctrl+V 貼上。
但我自己在這種「大量搬運」的情境，會更推薦一款工具叫 FastCopy。
FastCopy 是一個開源免費的小工具，有安裝版也有免安裝版，輕巧好用。很多人推它的原因就是：在大量檔案複製、搬移的時候，它通常遠比 Windows 內建的複製貼上更快。
它的概念你可以簡單理解成：它不太依賴 Windows 原生那套複製流程，而是用它自己的一套處理方式（包含多執行緒、buffer、讀寫優化等等）去加速，所以特別是在你要搬很多大檔、或很多小檔混在一起的時候，差異會更明顯。再來它對一些比較「超長檔名」或「不同語系檔名」也比較不容易出現亂碼或傳輸異常。
使用方式也很直覺：你只要選好來源資料夾、選好目標資料夾，它甚至可以一次支援不只一個來源資料夾，直接一口氣複製到你要的地方。你也可以用 filter 的方式去設定包含／排除條件。
另外它對「同檔名」的處理也很彈性，例如：
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同檔名就跳過不複製
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只有大小不同／日期不同才複製
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只有日期較新的才覆蓋過去
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或乾脆同名就直接覆寫
我自己實際用 FastCopy 搬過很大量的資料，例如最近一次搬一個大概 100GB 以上、裡面兩千多個檔案（很多是例如影片大檔），整體傳輸速度可以到每秒接近 100MB，那種感覺就是「終於不是在等 Windows 慢慢跑」，真的省很多時間。尤其如果你今天搬的是程式檔、很多零碎小檔，Windows 內建複製通常會更慢，這時 FastCopy 的優勢會更明顯。
2) 從有到部分變更：定期同步備份 → GoodSync（付費商業軟體）／FreeFileSync（免費開源軟體）
第二個情境就是最常見的：你已經備份過了，但過了一段時間（可能一週、一個月、一季），你的資料一定會有變更：新增一些檔案、刪掉一些檔案、舊檔更新內容。
這時候如果你用傳統方法手動去找差異再複製，真的很痛苦。最好的方式就是用「同步備份」的專業工具，讓它自動幫你比對兩邊差異，然後你一鍵執行同步。
我自己早些年用過另一套工具 Allway Sync（後來被併購、官方建議轉移），所以這幾年主要改用 GoodSync。GoodSync 是付費的商業軟體，有提供免費版試用，但免費版的限制比較多（例如任務數量之類的）。付費版當然就比較完整、也比較適合重度使用的人。
它的操作邏輯很簡單：你建立一個任務，左邊選原始資料夾、右邊選目標資料夾，然後它先分析比對差異，會用很視覺化的方式告訴你兩邊差了多少檔案、差了多少容量、需要傳輸多少、最新變更時間等等，一目了然。確認沒問題後你按執行，它就會針對有差異的部份去跑同步，還會顯示速度跟預估時間，你就可以放著去做別的事，回來看結果就好。
那如果你不想用付費軟體，有沒有免費方案？有的，而且很多人用、也很有名：FreeFileSync。
FreeFileSync 是一款免費開源的同步工具，而且支援多平台（Windows / Mac / Linux）。它也一樣有視覺化比對界面，讓你先把左右兩邊資料比清楚，再決定要做「雙向同步」還是「鏡像（單向備份）」——也就是左邊改了右邊跟著改、左邊刪了右邊也刪、左邊新增右邊新增。它也能連接到遠端位置做雲端備份（不管是私有雲 NAS 或公有雲），你可以用新增主機、帳號密碼的方式設定。
3) 從有到無：要刪掉一個超大資料夾 → DelFast
第三個情境叫「從有到無」，意思就是：你很確定某個資料夾不要了，要把它刪掉。
傳統做法當然就是右鍵刪除、或按 Delete。但不知道你有沒有遇過：當你刪的是一個很大的資料夾、裡面檔案很多很碎的時候，Windows 不會立刻刪，它會先「計算」：算你要刪多少檔案、總共多大、預估要多久，然後才開始刪。這個過程常常就會耗掉你很多時間。
所以我會用一個小工具：DelFast。你可以把它理解成「Delete Fast」——快速刪除。它是一個輕巧、免安裝、免費的工具，概念就是略過 Windows 原生那套慢慢計算的流程，特別是在刪大量小檔、或超大資料夾的時候，速度會快很多，省下超多等待時間。
以上這三個工具，基本上就涵蓋了我自己常見的三種情境：
第一次大量搬運（FastCopy）→ 定期同步備份（GoodSync / FreeFileSync）→ 快速刪除（DelFast）。
重要提醒：外接硬碟「供電不足」別誤判成硬碟壞掉
最後我想特別補一個提醒，因為這個真的很多人會踩雷——而且一踩就很容易誤判，甚至還可能把原本好好的硬碟搞出問題：外接硬碟的「供電不足」。
我前面一直提到外接硬碟的好處：容量大、便宜、速度快，而且你備份完把 USB 拔掉收起來，駭客也不可能透過網路直接入侵你的實體硬碟。這些都沒錯。尤其當你有很大量的資料——很多影片檔、很多照片、很多音樂、很大的多媒體檔案——你用雲端備份其實很吃網路頻寬、也很花時間；但你用 USB 備份到外接硬碟，速度通常快非常多。
不過外接硬碟有一個很關鍵的點：供電。
特別是很多人為了輕巧好攜帶，會用 2.5 吋外接硬碟。2.5 吋外接硬碟多半沒有獨立電源，通常就是靠那一條 USB 線從電腦端供電。所以你會拿到官方附帶提供的USB傳輸線常常就是「單條線」：一端接硬碟、一端接電腦 USB。
這在很多情況下是 OK 的——比如你直接插在筆電本體的 USB 孔，通常供電還算夠。但麻煩常常出在「第二層」。
因為現在很多筆電 USB 孔變少了，你可能早就插滿了鍵盤、滑鼠、攝影機、麥克風等等。於是你要插外接硬碟的時候，常見的狀況是：
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你把硬碟接在 USB Hub 上
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或你筆電只有 Type-C，所以你用 Type-C 轉 USB 的 Hub
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甚至是 Hub 再接 Hub（就是我說的第二層、第三層轉接）
如果這個 Hub 又沒有獨立供電，那它能分配給外接硬碟的電流就會更少。結果就可能出現一個狀況：硬碟不是壞掉，但它就是供電不夠、轉不動或不穩，所以你會覺得「怎麼讀不到？」或「怎麼一直斷線？」。
這時候很多人第一時間就會開始懷疑：
「是不是硬碟壞軌？」
「是不是硬碟掛了？」
甚至更慘的是，你可能就誤判，把一顆明明還好的硬碟拿去報廢丟掉。
更需要注意的是：長期供電不足，有可能讓硬碟在不穩定的狀態下運轉，久了真的可能造成問題，甚至變成邏輯性壞軌、再嚴重一點變成真正的物理性壞軌。我自己早些年就有一兩顆硬碟，真的就是因為沒注意這個供電問題，後來搞到出狀況，才學到這個教訓。
那要怎麼避免？
其實解法很直接，主要就兩種：
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用有獨立供電的 USB Hub
也就是 Hub 自己有電源供應器，插上去之後它能提供比較穩定、比較足的電流給外接硬碟。 -
用 Y 型線（補電線）
就是那種一分二的 Y 型 cable，一端接外接硬碟，另一端會分出兩個 USB 頭：你可以同時插兩個 USB 口，等於用兩個 USB 的供電一起補給硬碟，其中一個 USB 同時傳輸資料，讓 2.5 吋硬碟更穩。
最後也順便講一下我自己的配置：我的主力資料，除了放在本機之外，我主要是備份在雲端——但我個人偏向用私有雲（NAS），我自己是用 Synology 的 NAS。原因很簡單：我還是覺得一次性建置費用，長期下來往往比一直訂閱雲端空間的被動支出划算，而且隱私與安全感也比較高。
但就算有 NAS，我也不會只靠 NAS。我另外還是會再備份到外接硬碟，搭配前面講的那些工具去做同步、搬移、整理。因為回到最核心：3-2-1，雞蛋不要放同一個籃子。
總之，如果你平常也有在用外接硬碟備份，真的拜託你把「供電」這件事放在心上。很多時候不是硬碟壞了，是你讓它吃不飽電；但如果你長期讓它吃不飽電，最後它真的可能會壞給你看。
數位資料無價，別等失去才後悔
講到最後，其實我想傳達的重點很簡單：數位資料真的無價。
那些資料很可能不只是一些「檔案」，而是你過去日以繼夜、長時間累積下來的心血成果；也可能是你花再多錢都買不回來的回憶——像是家人的照片、孩子成長的瞬間、某段旅行、某個已經回不去的時刻。
很多事情都是這樣：擁有的時候不覺得怎樣，等到哪天真的因為手機壞掉、硬碟壞軌、電腦故障，或是某個意外，一瞬間全部消失，你才會發現那種懊悔非常強烈，而且往往已經來不及。
所以我最後還是想提醒各位：千萬不要等到失去了才後悔。
趁現在還來得及，趕快把備份做起來——不管你是用雲端硬碟、外接硬碟、NAS，或是用我剛剛提到的工具，重點是建立一個你實際可行的備份習慣。
年節時刻，除了大魚大肉，也別忘了做好數位資料備份。
未來有一天，你會感謝今天的自己。
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