實測 ChatGPT for Excel 和 Google Sheets:從空白表格到公式、摘要與資料清理
前一篇文章,我才剛分享過 用 Codex GPT-5.5 與第三方 LLM 打通 Claude in Office:Gateway Adapter 實作筆記。
那篇文章的重點,是我嘗試用 Gateway Adapter 的方式,把 Claude in Office 這套 Office 外掛介面,接到自己常用的第三方 LLM 服務上。講白話就是,前端還是留在 Office 裡面,但後面真正負責回答、分析、改文件、處理表格的模型,可以換成自己想用的模型(ex. GPT-5.5)。
結果沒過多久,OpenAI 也正式把 ChatGPT 放進 Excel 和 Google Sheets 裡了。
這次推出的是 ChatGPT for Excel 和 ChatGPT for Google Sheets。它不是單純在 ChatGPT 網頁版裡上傳 Excel 檔案,而是直接變成 Excel 或 Google Sheets 裡面的側邊欄。你可以在原本的試算表環境裡,用自然語言請它建立表格、更新內容、整理公式、清理資料。
我實際測下來的感覺是:這個功能的完成度比我預期高很多。
它不是那種「看起來很炫,但實際上還要自己收尾很多」的半成品。以我這次測的幾個問題來看,平均大約 30 到 40 秒左右,就可以產出品質不錯、版面也整理得很漂亮的表格內容。尤其在公式語法、表格格式、摘要區塊這幾件事情上,效果相當驚人。
當然,它還不是什麼都能放心交給它。公式、金額、分類邏輯,最後仍然要自己檢查。但如果你的目標是「先做出一張可以看的試算表初稿」,那它已經很有實用價值。
ChatGPT for Excel 和 Google Sheets 是什麼?
根據 OpenAI 的 Help Center 說明,ChatGPT for Excel 和 ChatGPT for Google Sheets 是一種試算表原生的 AI 體驗。它會出現在 Excel 或 Google Sheets 的側邊欄裡,協助你直接建立、更新、解釋試算表。
它可以做的事情,大致可以分成幾類:
- 從空白試算表建立完整表格
- 依照你的需求新增欄位、公式與摘要區塊
- 解釋既有公式或錯誤儲存格
- 清理格式混亂的資料
- 分析多個工作表中的資料、公式與參照關係
- 根據新的假設更新模型或表格內容
以前如果要用 ChatGPT 幫忙處理 Excel,常見做法是把資料複製到 ChatGPT,請它分析,再把答案貼回 Excel。這個流程不是不能用,但中間很容易斷掉。尤其是表格格式、公式位置、欄位名稱,只要來回貼幾次,就會變得有點麻煩。
現在它直接在 Excel 或 Google Sheets 側邊欄中操作,感覺就不一樣了。你不用一直切換視窗,它也比較容易知道目前工作表的上下文。
要怎麼安裝?
這次 ChatGPT for Excel 和 ChatGPT for Google Sheets 的安裝方式不難,但兩邊入口不太一樣。
ChatGPT for Excel
Excel 可以從 Microsoft Marketplace 安裝 ChatGPT 外掛。
也可以直接從 Excel 裡面操作:
- 開啟 Microsoft Excel 桌面版或網頁版。
- 到「首頁」。
- 點選「增益集」。
- 搜尋「ChatGPT」。
- 新增後,在功能區中開啟 ChatGPT。
- 使用符合資格的 ChatGPT 帳戶登入。
如果是公司或學校環境,管理員可能會限制 Microsoft Marketplace。這種情況下,就要由 Microsoft 365 管理員透過內部部署或 manifest 的方式安裝。
ChatGPT for Google Sheets
Google Sheets 則可以從 Google Workspace Marketplace 安裝。
也可以從 Google Sheets 裡面操作:
- 開啟 Google Sheets。
- 到「擴充功能」。
- 點選「外掛程式」。
- 選擇「取得外掛程式」。
- 搜尋「ChatGPT」並安裝。
- 安裝完成後,從「擴充功能」→「ChatGPT」→「Open」開啟側邊欄。
- 使用 ChatGPT 帳戶登入。
哪些帳號可以用?
依照 OpenAI 官方功能頁目前的說明,在 Beta 版期間,ChatGPT for Excel 提供給全球 ChatGPT Business、Enterprise、Edu、教師版及 K-12 使用者,同時也提供給 ChatGPT Pro 和 Plus 使用者。
OpenAI Help Center 另外也提到,ChatGPT for Excel 和 Google Sheets 已提供給 Free、Go、Plus、Pro、Business、Enterprise、Edu、K-12 等使用者,其中 Free 和 Go 可能是有限量使用。
這裡我會建議大家直接以自己帳號實際看到的安裝與登入結果為準。因為這類剛推出的功能,方案、地區、用量限制通常都會調整。不同官方頁面更新時間也可能不完全一致。
正式操作前,先看懂編輯授權
安裝完成、第一次開始操作時,這裡有一個我覺得很重要的小細節。
如果 ChatGPT 要實際編輯你的活頁簿,它不會一開始就直接動手改,而是會先詢問你是否允許它編輯這份試算表。畫面上會出現類似這樣的選項:
- 允許此對話
- 一律允許
- 拒絕
也就是說,你可以只允許目前這一輪對話讓它編輯,也可以選擇之後自動允許。
如果後來想調整,也可以從側邊欄右上方的三個點選單進去,找到「自動套用編輯」這個選項,再改變設定。
這個設計我覺得是必要的。因為 ChatGPT for Excel / Google Sheets 不是只回答你「應該怎麼做」,它是真的會準備修改你的工作簿。對一般測試來說,一律允許會比較方便;但如果是重要檔案、公司資料或財務模型,我會建議不要一開始就開得太鬆。
比較保險的做法是:先用示範資料或複製檔案測試,確認它的修改方式符合預期,再決定要不要開啟自動套用編輯。
實測一:建立 3C 產品比較表
第一個案例,我用的是「行動電源比較表」。
這個案例很適合測試 ChatGPT for Excel,因為它同時包含欄位設計、示範資料、公式計算和評比邏輯。
我輸入的需求大致是:
請幫我建立一個「行動電源比較表」,欄位包含:
品牌、型號、容量 mAh、重量 g、最大輸出 W、是否支援 PD、是否支援 PPS、價格 TWD、每 1000mAh 價格、適合族群、優點、缺點。
請先建立 8 筆示範資料,並自動計算每 1000mAh 價格。接著再請它加上一欄推薦等級:
請幫我根據這張表加入一欄「推薦等級」,請用容量、重量、輸出功率與價格綜合判斷,分成 A、B、C 三級,並簡要說明判斷邏輯。這個測試的結果很不錯。
它不是只把欄位名稱排一排,而是真的會建立成表格,並且把每 1000mAh 價格這種欄位做成可以計算的內容。後面加推薦等級時,也能依照容量、重量、輸出功率、價格這幾個條件,整理出一個看起來合理的分類。
如果後續要拿來做實際採購或決策,資料還是要換成真實規格與價格,評比邏輯也要自己再檢查一次。不過以「快速建立一張可討論的產品比較表」來說,它已經可以很快做出一個可用的起點。
實測二:建立交通費預算估算表
第二個案例,我測的是出差交通費預算表。
這類表格很常見。很多人不是不會打資料,而是每次都要重新想欄位、公式、分類統計,會覺得很煩。
我輸入的需求是:
請幫我建立一個出差交通費預算表,欄位包含:
日期、起點、終點、交通方式、預估距離 km、單程或來回、單價或車資、幣別、匯率、台幣金額、備註。
請建立 6 筆示範資料,並幫我加入台幣金額的計算公式。接著再請它新增總覽區塊:
請幫我新增一個總覽區塊,統計不同交通方式的總金額,以及整趟出差預估交通費總額。這個案例主要是測公式與摘要。
我想看的不是它能不能產生幾列示範資料,而是它能不能理解「幣別、匯率、單程或來回、台幣金額」之間的關係。實際測下來,它可以很快建立出一張格式清楚的估算表,也能補上總覽區塊,統計不同交通方式的費用。
這對一般工作很有幫助。比如臨時要做差旅預算、活動交通費估算、出國行程費用初估,都可以先請它建一版,再自己修改成真實資料。
不過我還是會提醒:只要牽涉到金額,最後一定要人工檢查公式。尤其是單程 / 來回、匯率、固定車資與距離乘單價這幾種邏輯,很容易因為你描述不夠清楚,導致公式不符合你的真正需求。
實測三:用髒資料測試清理能力
第三個案例,我覺得最貼近一般人真正會遇到的情況。
很多人用試算表最痛苦的地方,不是做不出漂亮圖表,而是資料本身就很亂。日期格式不一致、分類名稱混用中英文、欄位裡有多餘空白、同一個東西有不同寫法。
所以我貼了一小段髒資料:
日期,品項,金額,分類
2026/5/1,咖啡,85,飲食
2026-05-02, 午餐便當 ,120, food
5/3/2026,停車費,60,交通
2026/05/04,USB-C線,299,3C
2026/5/5, coffee,95,飲食然後請它整理:
請幫我整理這份資料:
1. 日期格式統一為 yyyy/mm/dd
2. 分類統一成中文,例如 food 改成飲食
3. 去除多餘空白
4. 新增一欄「是否可能重複」,協助判斷類似品項
5. 建立一個按分類統計金額的摘要表這個測試很有代表性。
因為它不是單純建立空白表格,而是要判斷資料內容。比如 food 要改成「飲食」,午餐便當 前後多餘空白要清掉,coffee 和「咖啡」是不是可能被視為類似品項,這些都比較接近日常資料清理問題。
實際結果看起來,它可以很快整理出一份比較乾淨的表,也能建立分類摘要。這種能力如果用在記帳資料、問卷資料、名單整理、發票項目整理,其實很實用。
不過「是否可能重複」這類欄位,還是要保留人工判斷。因為 AI 可以幫你抓疑似相似的資料,但它不一定知道你的真實分類規則。像「coffee」和「咖啡」很可能是同類,但也可能一筆是品項名稱,一筆是店名或備註。這些細節還是要自己看。
它真正有感的地方
這次測完,我覺得 ChatGPT for Excel / Google Sheets 最有感的地方有三個。
第一,它可以降低空白表格的起步成本。
很多人不是不會用 Excel,而是看到空白表格時,不知道欄位要怎麼設計。ChatGPT 可以先幫你建立一個大致可用的版本,你再根據自己的需求調整。
第二,它可以把公式和摘要區塊一起處理好。
以前你可能要先設欄位、再寫公式、再做摘要。現在可以直接描述你想要什麼,它會幫你整理成一個比較完整的結構。
第三,它對格式很有幫助。
這點不要小看。很多人做出來的表不是不能用,而是不好讀。ChatGPT 產出的表格通常會把標題、欄位、摘要區塊整理得比較清楚。對於要拿給別人看的資料,這會省下不少時間。
我這次測的幾個問題,大多在 30 到 40 秒左右可以完成。速度當然不可能是秒回,因為還需要分析思考,但以它實際會建立內容、整理格式、準備修改工作簿來看,這個速度我覺得很可以接受。
可以上傳哪些檔案?
除了直接讀取目前的試算表,OpenAI 官方頁面也列出可上傳的附件格式。
目前支援的類型包括:
- 圖片:JPEG/JPG、PNG、GIF
- 文件:PDF、Word (.docx)、RTF、OpenDocument 文字 (.odt)、Apple Pages/Keynote
- 簡報:PowerPoint (.pptx)
- 試算表:Excel, CSV/TSV/IIF
- 程式碼與文字:純文字、Markdown、HTML、JSON、TOML、YAML、CSS,以及常見的程式碼類型
- 其他文字格式:電子郵件/EML、ICS 行事曆、VCF 通訊錄、字幕檔案 (.srt, .vtt)
也有兩個重要限制:
- 每則訊息最多可附加 20 個附件。
- 每個檔案上限 25 MB。
這表示它不只可以處理目前工作表,也可以搭配一些外部資料一起使用。不過如果資料很多、檔案很大,還是要注意上下文限制和處理完整性。
目前限制與風險
這個功能好用,但還是有幾個地方要注意。
1. 它和一般 ChatGPT 對話是分開的
ChatGPT for Excel 和 Google Sheets 裡面的對話,是獨立於一般 ChatGPT 對話紀錄之外的。試算表中的對話與資料,不會自動同步到你平常 ChatGPT 網頁版的對話紀錄。
另外,目前試算表對話也沒有一般 ChatGPT Memory。也就是說,不要期待它會記得你平常在 ChatGPT 裡累積的個人偏好。
2. AI 仍然可能算錯或改錯
OpenAI 官方文件也提醒,結果可能不完整或不正確。這一點在試算表中特別重要。
因為一般聊天回答錯了,你可能只是看一看就發現不對。但如果試算表公式被改錯,或某些儲存格被覆蓋,你不一定第一時間看得出來。
所以我會建議:
- 重要檔案先複製一份再測。
- 大幅修改前,先請它列出修改計畫。
- 要明確告訴它哪些工作表可以改、哪些欄位不要動。
- 修改後要檢查公式、金額、引用範圍和摘要結果。
你可以先這樣問它:
在開始修改前,請先列出你打算修改哪些工作表、哪些欄位,以及哪些內容會保留不變。等我確認後再執行。3. 進階 Excel 功能還沒有完整支援
目前部分進階 Excel 功能尚未支援或尚未完整支援,包括:
- Office Scripts
- Power Query
- 樞紐分析 / 資料模型
- 資料驗證
- 命名範圍管理員
- 切片器、時間軸
- 外部連線管理
- 進階圖表功能
- 巨集 / Visual Basic for Applications (VBA) 自動化
所以如果你原本期待它可以直接接管一個很複雜的企業 Excel 模型,那可能還太早。它目前比較適合用來建立表格、整理資料、解釋公式、做初步分析和格式整理。
4. 很大的活頁簿可能處理不完整
如果是非常大型的活頁簿,部分資料集可能無法完整放進上下文視窗。這可能導致結果不完整,或它只能分析一部分資料。
這一點在工作上要特別小心。尤其是多工作表、多公式、多外部連結的大型檔案,不要只看它回答得很有自信,就直接相信結果。
5. 隱私與資料處理要先想清楚
ChatGPT for Excel 是在 Microsoft Excel 裡運作,ChatGPT for Google Sheets 是在 Google Sheets 裡運作。為了讀取和更新試算表,你的提示、附件、工作簿內容,可能會被 Microsoft / Google / OpenAI 處理。
OpenAI Help Center 也提到,部分日誌資料可能會保留 30 天,用於安全與完整性維護。
所以如果是公司資料、客戶名單、財務報表、醫療資料、個資,請先確認公司政策、帳號方案、資料設定和權限。不要因為好奇就直接把敏感資料丟進去測。
我會怎麼建議你開始用?
如果你也想試,我會建議不要一開始就拿重要檔案。
比較好的順序是:
- 先開一個空白 Excel 或 Google Sheets。
- 用示範資料請它建立表格。
- 測試它能不能新增公式與摘要。
- 再貼一小段髒資料,測資料清理能力。
- 最後才拿非敏感的既有檔案測試。
這樣比較安全,也比較容易看出它真正有沒有幫助。
如果你一開始就拿公司正式報表或很複雜的活頁簿,反而不容易判斷問題出在哪裡。是你的 prompt 不清楚?是它沒讀完整?是公式本來就複雜?還是它真的處理錯?這些會混在一起。
先從小表格測,會比較好判斷。
小結:它不是取代 Excel 高手,而是降低開始整理資料的門檻
我覺得 ChatGPT for Excel 和 ChatGPT for Google Sheets 最值得注意的地方,不是它能不能取代 Excel 高手。
真正有價值的是,它讓一般人比較敢開始整理資料。
你當然也可以簡單直接說:「我要一張行動電源比較表」、「我要一份交通費預算表」、「幫我整理這批格式混亂的資料」。它會先幫你做出一個基本可看的版本,包含欄位、格式、公式和摘要。
這對很多人來說已經夠有用了。
當然,最後還是要回到人工檢查。公式對不對、分類合不合理、金額能不能用、資料能不能上傳,這些就不能完全交給 AI。
簡單講,它比較像是一個坐在試算表旁邊的助理。它可以幫你加快起步,把空白表格變成可討論的初稿。但那張表最後能不能拿出去用,還是要看你怎麼檢查、怎麼判斷。
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